Höjer avtalstroheten med dansk hjälp

Bubobubos inköpsanalysverktyg har gjort succé i Danmark. Systemet hanterar inköp för motsvarande runt 300 miljarder kronor. Nu är Bubobubo, latin för berguv, på intåg också på denna sida Öresund med Ystad och Värnamo som pionjärkommuner.
 
Andreas Holmer, upphandlingscontroller på Värnamo kommun, berättar att man just nu arbetar med att skicka faktura- och ekonomidata till Bubo Invoice. En första inläsning av fakturadata är genomförd med gott resultat.
 
– Det är fortfarande för tidigt för att dra några bestämda slutsatser då kategoriseringen ännu inte är genomförd, men vi hoppas på en ”flygande start” under maj månad, säger han.
 
I Ystad är läget ungefär motsvarande:
 
– Just nu befinner vi oss i implementeringsprocessen och jobbar för fullt med att hitta kopplingar och få ut den data som är nödvändig mellan våra och Bubobubos system, säger Peter Johansson, inköpsanalytiker vid Ystads kommun, som säger att det är svårt att lämna fler omdömen innan man har kommit en bit på vägen i sin användning.
 
På frågan om varför Värnamo kommun valde just detta verktyg svarar Andreas Holmer att Bubo Invoice innehåller de funktioner som kommunen efterfrågade i sin upphandling av inköpsanalyssystem.
 
– Därutöver ser vi mervärden i företagets arbetssätt med ett strukturerat användarnätverk.
 
Bubo Invoice hjälper till att skapa en komplett översikt över organisationens alla inköp ända ner på enhetsnivå. Det går att analysera vem som köper vad och hur mycket som ligger inom avtal respektive utanför avtal.
 
Vilka besparingar är möjliga att göra?
 
– Arbetet med inköpsanalys består av flera delar, övergripande handlar det om att förändra en inköpskultur inom hela kommunen.
 
Andreas Holmer ser vinster som ökad avtals- och artikeltrohet och underlag till förfrågningsunderlag som tillgodoser kommunens verkliga behov.
 
– Effekterna av arbetet med inköpsanalys kan vara svåra att redovisa i antal sparade kronor ute i kommunens verksamheter, då besparingar kan leda till ökat antal inköp eller inköp av högre kvalitet. Fokus kommer att ligga på att tydligt redovisa förändringen i inköpsmönster löpande samt en uppföljning av genomförda inköp inom respektive organisation.