It-chefen vill standardisera den offentliga sektorn

t-chefen Per Noresund ser prestigelöshet som en stor fördel och tycker att hela den offentliga sektorn borde fungera likadant.

Standardiseringsarbetet hos enskilda organisationer och myndigheter har pågått i flera år och har i många fall sparat stora utgifter. Per Noresund, it-chef på Södertörns högskola, tycker att det är dags att staten genomför ett standardiseringsarbete i den offentliga sektorn.

Det är framförallt valet av applikationer han syftar på.
– Bara i högskolevärlden finns fem-sex olika ekonomisystem. Det skulle sänka kostnaderna rejält om staten gick in och bestämde sig för ett system som alla ska använda. Det gäller även personalhanteringssystemen.

Systemet Ladok, där högskolorna registrerar studenternas betyg, har nyligen minskats från sju till två driftsställen, vilket är bra. Ju färre lokala anpassningar desto bättre, anser Per Noresund.

Men vem ska då nyutveckla och hitta anpassade lösningar som också kan ge kostnadsbesparingar i den offentliga sektorn?
– Det kan ett par spetsmyndigheter göra. De får utvärdera arbetet och sedan får de andra myndigheterna följa efter. De mindre myndigheterna ska inte behöva ta smällarna.

Ingen it-högskola
Södertörns högskola bildades 1996 och för bara tre år sedan flyttade man in i nya lokaler med ny modern it-utrustning med trådlöst nätverk, ip-telefoni och standardiserad Windows 2000-plattform. Ett enda Active Directory används för hela högskolan – framförallt av säkerhetsskäl.

Enligt Per Noresund var det förmånligt att dra igång sent och dra nytta av andras erfarenheter när man skulle bygga upp it-infrastrukturen. Södertörns högskola profilerar sig inte som en it-högskola.
– Vi tittar på vad andra gör, samlar på oss erfarenheter och försöker skapa samarbeten. Vi lägger ingen prestige i byggandet av it-miljön och det är en stor fördel för oss. Om andra högskolor är villiga att dela med sig av sina erfarenheter eller system så kan vi erbjuda samarbeten och resurser, säger Per Noresund.

Man använder nästan uteslutande Statskontorets ramavtal vid inköp samt ramavtalen från Verket för Högskoleservice. Ibland överlappar de varandra, det är inte alltid självklart vilka produkter som hör till it-sfären och vilka som hör till förbrukningsvaror inom högskolevärlden. I sådana lägen väljer man den produkt som är billigast för tillfället.
– Det är svårt att ange en siffra men jag kan lätt tänka mig att vi köper it-produkter och tjänster för cirka 20 miljoner kronor per år. Vi är 750 anställda, och 13 000 studenter. Totalt sett har vi 25 000 konton att administrera, men det är dags att rensa lite bland dem, säger Per Noresund.

Institutionerna bestämmer själva vilka inköp de ska göra och it-avdelningen hjälper till som rådgivare. Samtidigt försöker man samordna så mycket som möjligt av inköpen för att få ner kostnaderna.
– Hos oss är det upp till varje chef när det är dags att byta ut datorerna. Men vi återanvänder också en hel del. Datorer som utrangeras från institutioner hamnar till exempel i elevernas datasalar. De datatunga datorerna blir så småningom surfdatorer och så vidare, säger Per Noresund.

Spökgruppen
För att ytterligare få ner inköpskostnader har ett antal högskolor och universitet ingått ett upphandlingssamarbete som kallas Spökgruppen.
– Spökgruppen bildades 1996 och våra första möten hade vi i Spökslottet ute vid Fre-scati, därav namnet. Vi är ett tiotal organisationer som samarbetar och kan därmed få ner inköpskostnaderna med ytterligare tio procent jämfört med Statskontorets upp-handling, säger Per Noresund.

Framför allt har gruppen varit fram-gångs-rik när det gäller inköp av applikationer. De är ofta dyra i inköp men genom att gå samman får man bra köpkraft.

Gemensam produktwebb
När spökgruppen drog igång öppnade de också en gemensam produktwebb för inköp.
– Från början visade produktwebben bara lägsta pris men det utnyttjade vissa leverantörer som inte hade någon lagerhållning. De erbjöd lägsta pris men leve-ranstiden kunde vara flera veckor. Nu kan man direkt i webben även se lagerstatus, säger Per Noresund.
– Vi har även kopplat produktwebben till vårt faktureringssystem och nu senast till ekonomisystemet. Att hantera fakturor är dyrt. Vi räknar på en 300-400 kronor per faktura genom alla turer med konte-ring och attestering. Eftersom det handlar om flera steg finns också alltid risk att åka på förseningsavgifter om inte fakturan betalas i tid. I dag har vi en central fakturakontroll som bevakar betalningen från början.

Inköp utanför ramavtalen
Ett inköpsproblem som Per Noresund pekar ut verkar vara specifikt för universitetsvärlden.
– Forskarna har sin egen budget och ser sig ofta inte som en del av en statlig myndighet. De inköp som görs till forskningen tillhör högskolan men det kan ofta vara svårt att få forskarna att förstå. Det är inte ovanligt att vi får ta diskussioner med dem. De betraktar inköpen som deras beslut, med deras pengar, men så länge de är här på högskolan, och ska koppla in sina nyinköp mot högskolans system, så gäller högskolans regler. Vi är ganska restriktiva, det händer att de får lämna tillbaka utrustning som är inhandlad utan hänsyn till vår it-miljö. Ur vårt perspektiv handlar det om säkerhet och underhåll förstås, säger Per Noresund.

Pc vs Mac
Samtidigt är man relativt tillåtande när det gäller val av klient, trots att det innebär en del merarbete för it-personalen. Södertörns högskola har en ganska stor andel mac, närmare bestämt 250 stycken av totalt 1 600 klienter.
– Det är den akademiska friheten, säger Per Noresund skämtsamt. Personalen väljer själva vilken klient de behöver. I många fall handlar det om att kunna använda applikationer som inte finns på pc.

Det är främst inom den naturvetenskapliga institutionen som mac behövs. Men det har inneburit vissa problem, framförallt på systemnivå, säger han.

Den inbyggda säkerheten i fildelningen som finns i Windowsnätverket saknar stöd i mac:en.
– Vi jobbar ganska mycket med Apple, de har bra tjänster för att lagra filer men är sämre på säkerheten. Våra mac-klienter är ännu inte fullvärdiga medlemmar i Active Directory, säger Per Noresund.

Samtidigt finns ju välbekanta fördelar med mac
– Den är inte lika attackerbar som Windows, vi har färre virusproblem på mac. Vi använder Lotus Notes och den miljön är säkrad, men vi tillåter även pop3-mejl vilket medför att flera olika e-postklienter används och då får vi in virus bakvägen. Där är förstås Internet Explorer en stor bov i dramat, säger Per Noresund.

Problem med ramavtalen
Vi lämnar säkerhetsfrågan och återgår till diskussionen om inköp och ramavtal och frågar Per Noresund om han kan se några problem med Statskontorets ramavtal?

Han tar upp exemplet med den senaste tidens havererade upphandlingar på grund av upprepade överklaganden.
Vid upphandlingar listar Statskontoret ett stort antal kriterier som leverantörerna måste uppfylla. Per Noresund uppfattar ibland dessa specifikationer som begränsande.
– En leverantör som levererar en pc med 3,0 gigahertz processor istället för enligt kriteriet 2,7 gigahertz ska ha möjlighet att någonstans ange varför han överspecar. Det kan ju finnas en god orsak.
– Statskontoret jobbar för en bra sak. Ramavtalen är till stor nytta. Men jag tycker att de skulle kunna ändra på vissa saker. Om leverantörerna ges möjlighet att förklara varför de i ett specifikt fall frångår kraven så kanske man kan komma undan några av incitamenten för att överklaga, tror han.

Små leverantörer klarar inte avropen
Rapporter om att små leverantörer missgynnas vid upphandlingarna tycker inte Per Noresund behöver vara något stort problem.
– Små leverantörer som kvalificerar sig med låga priser klarar sig ofta inte i läng-den. De har inte samma struktur för att hantera större avrop när det kommer till support och att leverera tillbehör.
Per Noresund ser inga inga stora problem med att välja bort mindre leverantörer vid upphandlingar.
– Statskontoret bör nöja sig med att välja de stora leverantörerna. Det är visserligen sant att det blir tuffare för de mindre företagen, upphandlingarna är viktiga.

Men de mindre leverantörerna får rikta in sig på ett annat segment helt enkelt. Det viktigaste är trots allt att de kan leverera, tycker Per Noresund.