Med affärsintresse för att förhandla

-Jag vurmar för att förhandla och för mig är det en rolig och intressant del av hela upphandlingsprocessen. Spänningsmomentet i förhandlingsläge är speciellt och inriktningen att genom en förhandling komma fram till en lösning som blir bättre för båda parter är givande, säger Lennart Borghagen med en bakgrund som inköpsdirektör och med lång vana av förhandlingar i både näringsliv och offentlig sektor.

Även med den äldre LOU:s begränsade möjligheter till förhandlingar använde sig Lennart Borghagen så mycket som möjligt av det utrymme som fanns för att förhandla.

-Med den aktuella LOU finns ett betydande rättsligt utrymme för att använda sig av ett förhandlat förfarande och det är nedslående att se att den möjligheten nyttjas i mindre än tio procent av alla upphandlingar. Inom LUF:s tillämpningsområde är förhållandet närmast det omvända med förhandlingar som en naturlig och viktig del i en stor majoritet av dessa upphandlingar. Visserligen ger LUF möjlighet att främja förhandlingar, men skillnaden borde ur affärsaspekt inte behöva vara så stor, säger Lennart Borghagen.

Vad tror du är orsaken?

-Den osäkerhet om vilka förhandlingsmöjligheter som finns bland många upphandlare har säkert stort betydelse. Både att man inte identifierat det rättsliga utrymme som numera finns och att man på grund av bristande erfarenhet känner sig osäker på den egna förmågan att förhandla. Därutöver kan man anta att man också väger in en eventuellt viss ökad risk för överprövningar.

Att tidsmässigt jäkta fram förhandlingar ser Lennart Borghagen som den kanske största risken att inte lyckas med sina förhandlingar. Detta gäller både i förberedelser inför förhandlingsstart och sedan under själva förhandlingsprocessen.

-Du kan aldrig i förväg vara säker på vilken riktning en förhandling tar. Detta blir en del av själva spänningsmomentet. Därför ställs stora krav på att vara så väl förberedd som möjligt för att kunna hantera olika förhandlingssituationer.

-Själva förhandlingen genomförs ofta i ett antal omgångar varemellan man behöver pausa för att utreda olika aspekter och hämta in kunskap. Detta kräver tid och att försöka pressa fram en lösning på kort tid blir sällan bra.

Lennart Borghagen tycker också att många ser på förhandlingsmomentet med fel inställning.

-Det är mycket bättre att försöka sätta sig in i motpartens situation än att se förhandlingen som en kamp mellan att bli vinnare eller förlorare. Med ett bra förhandlingsresultat kan båda parter gå ur förhandlingen som vinnare. Och jag kan även se att förhandlingsmomentet i sig har ett värde för att uppnå en bättre relation med leverantören – förhandlingen utgör en form av trovärdighetskontroll som gynnar affärsrelationen.

Det gäller samtidigt att kunna uppträda enigt från beställarsidan. Olika budskap från samma förhandlingspart skapar annars förvirring.

-Därför är det viktigt att man som beställare reder ut alla frågor internt innan man går till en förhandling.

Hur kan en ovan förhandlare undvika nybörjarmisstag?

-Tveka inte att ta hjälp av någon som har förhandlingserfarenhet. Utifrån detta läge kan man successivt lära sig att förhandla alltmer självständigt. Jag anser att man för ofta tvekar att anlita extern förhandlingskompetens i kommersiella eller tekniska frågor. Av någon outgrundlig anledning verkar detta inte vara riktigt accepterat i vår svenska affärskultur, till skillnad från att det är allmänt accepterat att vid behov anlita teknisk konsultkompetens i upphandlingssammanhang.