Nu ska det bli fart på e-handeln i statliga myndigheter

I oktober kom resultatet från Ekonomistyrningsverkets, ESV:s, enkät för första halvåret 2017 (pdf) om hur myndigheterna arbetar med e-handel. Den visade att det går trögt, eller som det lakoniskt uttrycks: att det “fortsatt finns en stor utvecklingspotential för e-handeln i staten”.

Den visade också på att det finns stora skillnader i hur långt olika myndigheter kommit i sitt e-handelsarbete, från omkring 80 procent e-fakturor för de myndigheter med högst resultat till några få procent e-fakturor för de myndigheter med lägst resultat.

Matchning av fakturor är, enligt ESV, ett viktigt verktyg för att effektivisera med hjälp av e-handel. Resultatet visar att statliga myndigheter i genomsnitt matchar 15 procent av sina fakturor. Ett annat mått är hur många e-order som har godkänts i myndighetens e-handelssystem. Få myndigheter visar på ett högt antal e-order. Merparten av myndigheterna har ett lågt antal eller inga e-order under mätperioden. “Även genomsnittet på 100 e-orderper 100 årsarbetskrafter indikerar att de allra flesta myndigheterna borde kunna använda sig av sina e-handelssystem i högre utsträckning än idag”, skrev ESV då rapporten presenterades.

För att få fart på e-handeln startade ESV i maj 2017 första omgången av verkets utvecklingsprogram för effektivare inköp med e-handel. Deltagare från 15 myndigheter medverkar i programmet som pågår under ett års tid. Målet är att myndigheterna ska få bättre koll på sina inköp men också att arbetet ska leda till tid- och kostnadsbesparingar för myndigheterna.

– Vi kunde se att myndigheternas arbete går framåt och att man exempelvis ökar andelen e-fakturor och antalet e-beställningar – men inte i den takt som vi skulle önska, säger Sofia Ståhl som är koordinator för programmet.

Programmet är utformat så att varje myndighet arbetar mot egna uppsatta mål för att kunna förbättra och effektivisera sitt e-handelsarbete. Målet är att myndigheterna ska lägga mindre tid på administrativa processer, samt få en bättre styrning och ökad kontroll på sina inköp. Utifrån sina mål har myndigheterna sedan listat konkreta aktiviteter som ska genomföras under året.

– Vårt deltagande i programmet har hjälpt oss framåt i vårt e-handelsarbete, bland annat genom att vi blir uppföljda kring de mål som vi har satt upp. Det har blivit en stående punkt på vår agenda och vi har fått in detta i vårt löpande arbete, säger Marie Henkelmann, enhetschef på Statistiska centralbyrån och en av deltagarna på programmet.

Luleå tekniska universitet medverkar också i programmet och fick erbjudandet att delta i samband med att de skulle göra ett omtag av införandet av e-handel.

– Det var en utmärkt möjlighet att få professionell hjälp och samtidigt byta erfarenheter med andra myndigheter som arbetar med att effektivisera och digitalisera inköp. Kombinationen av konkreta råd samt krav på prestation från ESV:s sida har gett oss lite extra fart och nya infallsvinklar kring hur vi kan gå vidare. Stöd i förarbetet med att formulera mål, och aktiviteter för att nå dem, har också varit hjälpsamt, säger Stina Spiik, ekonom vid Luleå tekniska universitet.

Anneli Emdebrant, e-handelssamordnare på Lantmäteriet, menar att utvecklingsprogrammet gett verktyg för att tänka nytt och för att hitta nya förbättringsområden.

– Genom kunskap från programmet har vi till exempel fått ett ökat samarbete med ekonomienheten på myndigheten, vilket gjort att vi kommer framåt i olika e-handelsfrågor, uppger hon och ger sina bästa tips för att öka e-handeln.

– Börja med det som är enkelt. Tålamod och att skapa nätverk är också betydelsefulla delar, tillägger Anneli Emdebrant.