Professionell uppföljning gynnar seriösa leverantörer – och slår ut resten

För den seriösa leverantören är svaret avgörande. För utan professionell avtalsuppföljning blir upphandlingen inte en konkurrens på lika villkor – utan ett lotteri där den som chansar på att kraven inte följs upp ofta belönas.

I dag vet många leverantörer att risken att bli kontrollerad är låg. Det skapar incitament att pressa priser, ta genvägar och lova mer än man tänker leverera. När uppföljningen uteblir, får både den upphandlande myndigheten och de leverantörer som faktiskt håller sig till avtalet lida skadan. 

Professionell avtalsuppföljning handlar inte om misstro, utan om att myndigheten tar sitt ansvar som avtalspart. Och för att det ska ske behövs en tydlig funktion med kompetens och mandat: avtalscontrollern.

Avtalscontrollern ska inte vara avtalsägare och inte ersätta verksamheten. Men utan en anställd avtalscontroller hos myndigheten saknas ofta struktur, kontinuitet och konsekvens i uppföljningen. Då blir tolkningen av avtalet beroende av enskilda individer, tillfälliga intressen eller tidsbrist i verksamheten.

För leverantören märks det direkt.

Samma avtal tolkas olika i olika delar av organisationen. De som känner mig har ofta fått höra att leverantören ser oss som en avtalspart, inte avtal med olika förvaltningar. Krav efterfrågas ibland, ignoreras ibland. Ändringar sker informellt. Frågor om avvikelser, volymer eller leverans glider mellan stolarna. I det läget tvingas leverantören välja mellan att säga ifrån – och riskera relationen – eller att acceptera glidningar som aldrig varit en del av affären.

Det är en ohållbar situation, särskilt för seriösa aktörer.

När myndigheten har en avtalscontroller förändras spelplanen. Det finns en professionell funktion som säkerställer att uppföljning sker systematiskt, konsekvent, att avtalet tolkas likvärdigt över tid och att dialogen med leverantören förs utifrån avtalets faktiska innehåll – inte tillfälliga tolkningar eller verksamhetsbehov som hamnar utanför ramarna. Sådant fångar vi upp vid våra uppföljningar och kan i samspel med leverantören och den upphandlande myndigheten styra om till att avtalskraven efterlevs.

Det är inte kontroll för kontrollens skull. Det är affärsmässighet.

Effekten blir tydlig även på marknaden. Leverantörer som lever på att kraven är symboliska får svårare att konkurrera. De som bygger sin affär på leveransförmåga, transparens och efterlevnad gynnas. Precis så som offentlig upphandling är tänkt att fungera.

Vill man på allvar premiera seriösa leverantörer räcker det inte att skriva bra krav i förfrågningsunderlaget. Man måste också visa att man tänker följa upp dem – konsekvent och professionellt. 

Avtalscontrollern är därför inte ett internt utvecklingsprojekt. Det är ett besked till marknaden.
Ett besked om att avtalet gäller – även efter tilldelning.

Och för de leverantörer som gör rätt från början är det precis den signalen som avgör om offentlig sektor är en kund att lita och satsa på.

Arian Dushku – Avtalscontroller, Lunds kommun