Receptet för bättre uppföljning

Även om många kommuner försöker förbättra sin avtalsuppföljning finns det brister i hur avtalen följs upp.  Det visar en undersökning som gjorts av Catrin Karlsson Westergren, på uppdrag av Konkurrensverket.

Av rapporten framgår att den dåliga uppföljningen främst beror på brist på pengar, tid och it-stöd.  

Uppföljning sköts ofta av upphandlare eller av verksamheten och i befattningar som redan har fullt upp med att upphandla och/eller bedriva själva verksamheten.

Det finns också ett behov av digitala systemstöd för rutinmässiga delar för att frigöra tid för fördjupade uppföljningar inom avtal och branscher där det finns ett sådant behov, konstaterar författaren.

Hon lyfter också fram bristande mognad i organisationerna som en orsak till den svaga uppföljningen.

Catrin Karlsson Westergren skriver att det inte bara handlar om avtalstrohet från leverantören utan också avtalstrohet och leverantörstrohet från beställaren, det som egentligen är att hänföra till avtalsförvaltning. 

Upphandlande myndigheter har mycket att vinna på att även följa upp verksamheternas/avtalsanvändarnas beteende och tillämpning av ramavtal, konstaterar hon.

”Någon nämnde att det kan bli kostsamt om beställaren väljer ”kollegieblock med hundvalpar” som motiv i stället för att köpa från ordinarie sortiment där prisnivån, och inte rabatten, är utvärderad och känd”, skriver Catrin Karlsson Westergren.

I rapporten listar hon tre saker som behövs för en effektiv avtalsuppföljning: 

1. Tillräckligt med ekonomiska och personella resurser
2. Utökad dialog med leverantörer
3. Tillämpning av sanktioner vid avtalsbrott

Catrin Karlsson Westergren pekar även på att samverkan mellan upphandlande myndigheter kan leda till en mer fungerande avtalsuppföljning.

Studien baseras på en enkät som besvarats av 135 kommuner. Enkäten har kompletterats med 14 fördjupade intervjuer.