Resurskrävande och komplext

Jeanna Linton Wahlgren arbetar som entreprenadupphandlare och hållbarhetsstrateg vid Lunds kommun. Hon talar på Upphandling24 konferensen, Koll på avtalet 17 mars.

Enligt Lunds kommuns erfarenhet är det ett resurskrävande och komplext arbete både att ställa och att följa upp krav på arbetsrättsliga villkor.

Bara inom byggsektorn finns det idag 16 centrala kollektivavtal att utgå ifrån när man ska formulera sina krav. Att följa upp dessa ser Jeanna Linton Wahlgren som ett heltidsarbete. Om man sedan inte har de personella resurserna innebär det en hög kostnad att anlita externa revisorer för uppföljningsarbetet. Det är dessutom inte säkert att man finner en revisor som är insatt i det här området.

— En av de största utmaningarna är att få fram vilka kollektivavtal som de särskilda kontraktsvillkoren ska luta sig mot. Det liknar ett detektivarbete att ta reda på vilka kollektivavtal som finns inom respektive bransch och hur de är utformade. För upphandlande myndigheter är det viktigt att Upphandlingsmyndigheten tar fram kriterier. Gemensamma kriterier underlättar både för leverantörer och upphandlande myndigheter.

När kraven är ställda och avtalet tecknat kommer det tidskrävande uppföljningsarbetet. Det är många handlingar som ska begäras in vid en uppföljning. Uppgifter om lön, semester och arbetstid för de som arbetar med uppdraget. Detta gäller även underleverantörer och det är inte alla gånger avtalsvillkoren har förmedlats till dem.

Lunds kommun har upplevt att många leverantörer är rädda för att lämna ut personuppgifter.

— De är inte insatta i vad dataskyddsförordningen innebär och är rädda för följderna om de skulle lämna ut personuppgifter i form av lönespecifikationer och tidkort till oss.

Kollektivavtalen revideras med jämna mellanrum och då är det vi som upphandlande myndighet som är skyldiga att bevaka och meddela leverantören om förändringar. Det är inte många upphandlare som är medvetna om det, säger Jeanna Linton Wahlgren.

Lunds kommun vill lyfta frågan om komplexiteten i kravställandet och uppföljningen. De anser att det är viktigt att man kommer framåt i detta arbete, att lagstiftaren förstår vilka utmaningar upphandlande myndigheter har och att det behövs mer resurser. Resurser både i form av tid och kompetens.

— Det kanske inte är upphandlaren som är mest lämplig att ställa kraven utan någon som arbetar med HR-frågor.