Så får du bättre avtal

Det är mycket som kan hända och händer under en avtalsperiod. Örebro kommun har hittat ett arbetssätt för att kunna dra nytta av de erfarenheter de får under avtalets gång. Där går uppföljning och upphandling hand i hand tack vare att avtalscontroller och upphandlare arbetar nära samman.

Lennart Wallin arbetar som avtalscontroller i Örebro kommun. Han och hans kollega Eleonor Ericzzon talar på Upphandling24 konferensen, Avtalsuppföljning den 21 september.

Kopplingen mellan det gamla och nya avtalet är central enligt Lennart Wallin. Hans tips är att tänka lite ”lex Sarah”. Då kan man identifiera och lära av sina fel och göra bättre ifrån sig nästa gång. Lex Sarah innebär att personalen i vissa verksamheter, exempelvis inom äldreomsorg, är skyldiga att rapportera missförhållanden för att bristerna sedan ska kunna åtgärdas.

Lennart Wallin är aktivt med i processen i en ny upphandling och involverad i de delar som krävs för att det kommande avtalet ska bli bättre än det befintliga.

I Örebro kommun fokuserar upphandlaren på upphandlingsprocessen och dess förarbete genom att ha dialog med leverantörer, andra myndigheter och verksamhet. Upphandlaren hittar nya lösningar och har blicken framåt. Avtalscontrollern är länken bakåt som följer upp de krav som ställts i avtalet, fångar upp eventuella fel och sedan bistår i upphandlingen genom att kontrollera att felen inte återkommer samt att kraven är relevanta och går att följa upp.

–Samarbetet innebär dels att vi får bättre avtal för varje ny avtalsperiod, dels att vi sparar pengar. Pengar som kan komma till stor nytta genom att exempelvis anställa mer personal inom förskolan.

Fokus ligger på att verksamheten ska göra rätt och vara avtalstrogen. Det är inte svårt när man, som Örebro kommun, har ett e-handelssystem. Örebro kommun började mycket tidigt med e-handel. De är inne på tredje generationens e-handelssystem. De två första systemen hade de nästan kunnat vara utan eftersom de inte var så bra, men de har samtidigt bidragit till att kommunen uppnått en god inköpsmognad.

Lennart Wallin vill flytta mer fokus till leverantörerna.

–Det finns en hel del lågt hängande frukt, säger han. Det finns leverantörer som inte sköter sig och genom uppföljning kan vi fånga upp dem, göra stor skillnad och spara mycket pengar. Under förutsättning att vi ställt krav som går att följa upp.