Så jobbar Eslöv med e-handel

Det var i september 2020 som kommunen införde e-handel med elektroniska flöden i beställningar av varor och tjänster från avtalade leverantörer.

Från ett fåtal leverantörer i systemet har antalet stadigt växt till drygt 80 och där Eslövs kommun överlag kan summera positiva erfarenheter.

– Vi har fått en mer effektiv beställningsprocess med högre avtalstrohet och smidigare handläggning för våra beställare. Genom e-handel får vi också in statistik som bra underlag för kommande upphandlingar på ett bättre sätt än tidigare, säger Louise Larsson, e-handelsstrateg på Eslövs kommun (35 000 invånare, centralt i Skåne län).

Tillsammans med e-handelssamordnaren Jenny Wingårdh jobbar hon med att utveckla och förvalta kommunens e-handel.

– Det räcker inte med att införa e-handelssystem utan krävs också att man jobbar aktivt med systemet för att det ska bli bra. Så att det avsätts tid för arbetet och att det finns ett stöd från chefer och ledning har varit viktigt, säger Louise Larsson.

Placeringen på inköps- och upphandlingsavdelningen ser hon också som avgörande.

– Vi har ett nära samarbete med upphandlarkollegorna där vi inför varje ny upphandling tillsammans tittar på om aktuellt avtal lämpar sig för e-handel och vilken lösning som blir bäst. Därefter sätter vi aktuella e-handelskrav i upphandlingens kravspecifikation.

I början var fokus på varuavtalen som enklast att ”få in” i systemet. Under de senaste åren har Eslövs kommun jobbat alltmer med att göra tjänsteavtalen beställningsbara via e-handelssystemet.

Louise Larsson lyfter ytterligare några delar som varit viktiga för kommunen:

• Bra support. Totalt finns ett tiotal ekonomiadministratörer, minst en per förvaltning, som första linje-support till beställare. Redan under införandeprocessen gjordes de delaktiga för att få upp en vana med systemet.
• Lokala leverantörer. I informationsinsatser har kommunen – bland annat med en kortare filminspelning – lyft hur lokala företag kan ha nytta av e-handel.
• Utvecklingsinsatser. Ett exempel är ett nytt spendverktyg för bättre data om inköp avtalstrohet och miljöspend, ett annat är ”direktköp” med krav på att även köp utanför avtal måste ske genom e-handelssystemet med attest innan köp.

Att kommunen antagit nya riktlinjer och rutiner för inköp ser Louise Larsson också som ett stöd för att utveckla e-handel.

Vilka har utmaningarna varit?

– Förutom det vanliga med att det alltid är en process att förändra arbetssätt så har det varit att det krävs en del trixande med inköpssystemet för tjänsteavtal. Det är mer anpassat för varuavtal, men det också något som systemleverantörerna jobbar med att förbättra, avslutar Louise Larsson.