”Så skapas ett kraftfullt anbud”

För många mindre leverantörer kan uppgiften att lämna in anbud upplevas näst intill övermäktig då de inte har detta som sin dagliga arbetsuppgift. Kanske är det så att de rent av saknar rätt kompetens, tillgängliga resurser och erfarenhet av tidigare anbudsarbete.

För större och mer erfarna leverantörer är det inte tillgången till kompetens, strukturkapital eller referenser som är utmanande. För dem handlar det oftast om komplicerade interna beslutsprocesser som medför ett omfattande internt arbete med att ta fram beslutsunderlag och hålla interna möten. Det tar tid och kraft ifrån det primära fokuset som är att skapa ett kraftfullt, kvalitativt och professionellt anbud.

Kunden i fokus Att ha kundfokus i anbudet innebär att visa förståelse för kundens verksamhet, utmaningar och affärsmässiga behov och utifrån detta forma en lösning som tydligt beskriver på vilket sätt kunden kommer att få nytta av den. Som anbudsgivare brukade jag inleda mitt arbete med att läsa den senaste årsredovisningen, analysera bakgrund, nuläge och mål med upphandlingen för att få en bättre bild och utifrån detta nischa anbudet.

Tips: Identifiera en slogan, affärsidé, vision eller annat budskap från kundens material och låt det genomsyra hela anbudet som en röd tråd. Inled eller avsluta med hur just ni kan med er föreslagna lösning hjälpa kunden nå sin vision. Undvik att inleda med varför ert bolag är så bra utan sätt kunden i fokus.

Långsiktigheten i fokus. Alla anbud bör utformas på ett sådant sätt att de andas långsiktighet, såväl i den föreslagna lösningen som utifrån ett relationsperspektiv till kunden. Det kan handla om att göra tydligt varför kunden ska välja ert anbud, och inte någon av konkurrenternas, genom att förstärka ert strategiska budskap.

Tips: Det finns olika sätt att framhäva ert anbud gentemot era konkurrenters. Främst genom att koppla styrkorna i er lösning till kundens specifika krav och i relation till dessa förklara vilket värde lösningen har för kunden. Undvik större utsvävningar i anbudet. Konkretisera och härled lösningen till ett tydligt krav/behov.

Visualisera budskapet. Ett tydligt budskap är viktigt för att skapa ett vinnande anbud. Att visualisera med grafik, bilder, diagram och tabeller får ert anbud att bli tydligare.

Tips: Använd grafik särskilt för att visualisera processer, rutiner och arbetssätt som annars kan bli oöverskådliga i textform. Även säljande budskap är rätt att framhäva just i bildform. Undvik grafik som är för spretig eller saknar förklarande text.

Strukturera dokumentet. Ett anbud som skickas in i fel format, med felaktig namnsättning eller på annat sätt påvisar att man som leverantör missat att följa upphandlarens alla instruktioner ger inte bara ett oprofessionellt intryck utan riskerar även att diskvalificera anbudet.

Tips: Läs instruktioner noggrant. Skapa en checklista för att säkerställa att ni tagit höjd för alla administrativa krav och önskemål och se till att ni besvarat samtliga ska-krav med ett ja. Ta gärna med kundens frågor från upphandlingsdokumentet som rubriker, på så sätt känner upphandlaren lättare igen sig i era svar och struktur. Undvik att skriva ”för mer information läs här” med hänvisningar till hemsidor, årsrapporter och dylikt i upphandlingen.

Skapa ett bra språk och formalia. Anbud som är välstrukturerade och har ett tydligt och enkelt språk ger ett kvalitativt intryck.

Tips: Korrekturläs anbudet noggrant. Be gärna någon som inte varit med i arbetet att läsa hela anbudet för att säkerställa att alla uppgifter finns med och att det finns en röd tråd i anbudet. Ha alltid med en innehållsförteckning för att förenkla för läsaren. Undvik klyschor och att blanda språk i onödan. Undvik även förkortningar utan att ha beskrivit dessa i en begreppslista. Undvik användning av främst röd och grön färg i text och form då vissa färgblinda kan ha svårt att urskilja färgerna.

Sista tipset: Keep it simple but solid!

Azra Dajic, konsult, Upphandling & Sourcing, Kontract