FRÅGA: I förra frågan som du besvarade i Expertspalten var budskapet att man ska vara proaktiv. Vi är proaktiva och försöker få till möten enligt dina råd men tycker att det är svårt att få möten. De är inte alltid så intresserade. Vad kan vi göra för att få fler möten?
SVAR : Ni måste hitta vad det är som gör att de inte är så intresserade. När du hittat det svaret måste du tänka tvärtom: vad är det i så fall som skulle kunna göra dem intresserade?
Ett ämne som brukar vara effektivt att ta upp är frågan om riskerna med att avtalet inte kommer att fungera optimalt. Riskerna är ofta dyrare och mer värdefulla att undvika, än kostnaden för själva varan/tjänsten.
Du som ersätter en tidigare leverantör har därför en mycket viktig roll när det gäller att förklara vilka problem eller risker som kan uppstå vid övergången, så att kunden är förberedd och kan agera för att undvika dessa.
Med detta proaktiva arbetssätt visar du ett stort engagemang för att få igång leveranser så snabbt och smidigt som möjligt. Du visar att du bryr dig om kundens verksamhet.
Givetvis är det viktigt att vara lyhörd för hur myndigheten arbetar i dag. Få dem att berätta om hur det fungerar och varför det fungerar som det har gjort hittills. Fråga gärna hur hög avtalstroheten varit på tidigare ramavtal om det är relevant.
Var noga med att förklara konsekvenserna och riskerna för båda parter om någon av er inte gör som ni kommit överens om. Dels kan det vara avtalsbrott, dels kan det innebära att de köper till dyrare priser.
Ni kan förstås också ta upp reglerna om köp utanför avtalet, att det kan vara otillåten direktupphandling. Köparen är dock ofta medveten om det, men ändå villig att ta risken. Ert företag måste själva avgöra hur ni vill hantera den situationen.
Därefter gör ni en lista på vilka personer, med kontaktuppgifter, som ska informeras om villkoren för avrop. Kontakta dessa direkt efter mötet så att de är med i processen så tidigt som möjligt.
Slutligen gör ni en tidsplan över när leveranserna ska vara igång, om inte myndigheten redan gjort det.
På det här sättet har du skapat de bästa förutsättningarna för att få igång ditt avtal, men arbetet är långt ifrån klart. Det första året måste du fortsätta ha möten med dem som leder verksamheten och så småningom måste ni hålla en uppföljning där ni går igenom försäljningen.
Som leverantör bör du också ha en rimlig förväntan på vad myndigheten kan ställa upp på vad gäller ditt avtal. För dem måste det vara värt investeringen i tid och pengar att sitta i möten och genomföra informationsinsatser.
Ju mindre avtal du har i pengar räknat, desto större ansvar ligger på dig att få till ett möte – och desto svårare är det.
När det gäller leveransavtal av enstaka köp finns det dock alltid en mottagare eller beställare hos myndigheten som du kan ha som samtalspartner, vilket förenklar samarbetet.
