Samlat grepp med ny inköpsenhet

– Det ska bli otroligt spännande att få bygga upp enheten och tillsammans med mina medarbetare bidra till att fortsätta utveckla förvaltningens inköpsarbete, säger Jeanette Lebedies Nord, som närmast kommer från en tjänst som upphandlingsstrateg vid samma förvaltning inom Malmö stad.

Tre utvecklingssekreterare och en avtalscontroller håller på att rekryteras till enheten, där Jeanette Lebedies Nord som chef även har ett inköps- och upphandlingsstrategiskt uppdrag.

Inköpsenheten bildades formellt 1 augusti med en placering inom förvaltningens ekonomiavdelning och kommer att ha ett nära samarbete med den egna förvaltningens jurister för stöd i upphandlings- och avtalsfrågor.

Arbetsmarknads- och socialförvaltningen  – enligt Malmö stad Sveriges största på området med 2 500 anställda – har inga egna upphandlare utan arbetar främst tillsammans med stadens centrala upphandlingsenhet för att möta behoven.

Beslutet om en central inköpsenhet togs av ledningen för arbetsmarknads- och socialförvaltningen i slutet av förra året och till stor del bygger det på en insikt om nyttan med ett samlat grepp kring inköpsfrågor.

– Ansvaret för att projektleda upphandlingarna låg tidigare direkt i den eller de avdelningar som hade behov av avtalet. Att genomföra en upphandling var en ”sällanuppgift” och det kunde gå lång tid mellan varven, säger Jeanette Lebedies Nord.

– Det bidrog till att erfarenheter, lärdomar och kompetens inte bibehölls. Den som varit projektledare gick helt enkelt vidare till andra arbetsuppgifter. När behov uppstod kunde det vara svårt att bemanna upp. Det i sin tur riskerade upphandlingar kom att försenas eller behövde forceras.

Hon tillägger att även uppföljning och förvaltning av avtal varit ett ansvar på avdelningsnivå

– Det försvårade möjligheten att optimera hanteringen och säkerställa att de krav som ställdes i avtalet också följdes upp. Kontroll av avtalstrohet och granskning av leverantörernas finansiella ställning varierade. Förvaltningen riskerade att inte få ut fulla värdet av de avtal som upphandlats.

– Med många involverade i uppföljningen försvårades också möjligheten att systematisera den information som uppföljningen gav. Det ökade till exempel risken för att information om att leverantörer inte utförde sitt uppdrag i enlighet med avtalet inte spreds vidare inom organisationen, säger Jeanette Lebedies Nord.

Den nya inköpsenheten har ett brett uppdrag med exempelvis projektledning av upphandlingar, att genomföra direktupphandlingar för större värden, uppföljning av förvaltningens ramavtal, kontroll av avtalstrohet, leverantörsgranskning samt fördjupad ekonomisk granskning för att identifiera och motverka välfärdsbrott.

Hela förvaltningen omsluter en bit över 4 miljarder kronor per år och där de sex största inköpsområdena står för 900 miljoner kronor, till största delen olika vård-, boende- och arbetsmarknadsinsatser.

Jeanette Lebedies Nord:

– Storleken i sig försvårar möjligheten att ha en strategisk överblick och planering av både inköpsbehov och avtalsuppföljning om upphandlingar och direktupphandlingar för större värden genomförs direkt ute i verksamheterna. Förvaltningen har drygt 150 chefer och 6 avdelningar. Det är nästan omöjligt för den enskilde chefen att veta om någon kollega i en annan avdelning sitter med samma inköpsbehov där de skulle kunna samarbeta eller utbyta erfarenheter.

– Förvaltningens storlek gör också att det sammantagna värdet på inköpen blir större. En mindre förvaltning eller kommun hade klarat sig under direktupphandlingsgränsen medan vi måste upphandla istället.

Vad har du för förhoppningar knutna till den nya inköpsenheten?

– Jag hoppas är att enheten ska bidra till en förbättrad ledning och styrning av förvaltningens inköp, upphandling och avtalsförvaltning med en bättre optimering av resurser. Att enheten ger en ökad möjlighet att säkerställa att inköp genomförs i enlighet med LOU, att leverantörer kontrolleras och att avtal följs upp. Och att verksamheterna får ett utökat stöd i inköps- och upphandlingsfrågor så att det blir lätt att göra rätt.

– Inköpsenheten blir ”en väg in” för alla ärenden relaterat till direktupphandling, upphandling och avtalsförvaltning. Det innebär att kompetens bibehålls och utvecklas. Vår ambition är att avdelningarnas huvudfokus vid upphandlingar nu ska kunna flyttas från att driva hela processen på egen hand till att i stället bidra med verksamhetskunskap kopplat till det som ska köpas in och följas upp. Verksamheterna ska kunna fokusera på sitt kärnuppdrag och vi hjälper till så att de har de varor och tjänster de behöver, säger Jeanette Lebedies Nord.

Hon tillägger att inköpsenheten också ger en tydlig plattform för att samverka med andra förvaltningar inom staden men också andra myndigheter och samverkanspartners.

Jeanette Lebedies Nord lyfter fram två områden som extra betydelsefulla.

– Det ena är att motverka brott i välfärden. Upphandlingar och avtalsuppföljning är viktiga förebyggande faktorer för att minska brott i välfärden och för att undgå att göra affärer med kriminella. Genom att kontrollera och utesluta kan vi agera på förhand i stället för i efterhand när avtalet är ett fullbordat faktum. Och genom att löpande följa upp våra avtal kan vi agera på fynd som dyker upp under resans gång. Det pågår redan ett arbete i förvaltningen och det finns en handlingsplan för att förebygga brott i välfärden men min förhoppning är att enheten ska kunna bidra ytterligare till det arbetet.

– Det andra är att vi blir vassa på att ställa krav på såväl tjänst som leverantör. Genom att enheten kommer att ha ett samlat ansvar för upphandlingar och direktupphandlingar kan vi ta till vara våra erfarenheter och lära och utvecklas över tid. Att vi ställer bra, tydliga och rimliga krav i våra upphandlingar gynnar våra medarbetare i deras arbete men framför allt medborgarna vi finns till för. Målet är att ha bra avtal med kontrollerade leverantörer som uppfyller klienternas behov, avslutar Jeanette Lebedies Nord.