- Det är inte lämpligt att prata med leverantörer inför en upphandling.
Det är precis tvärtom, menar Niklas Tideklev. Leverantörerna kan marknaden och kan komma med värdefull input och bidra till bättre förfrågningsunderlag och bättre avtal. Det finns många sätt att föra dialog inför en upphandling. Ett par exempel: Informationsträffar och webbinarier – och Upphandlingsmyndigheten kan hjälpa till.
- Alla leverantörer måste bjudas in.
Nej, en upphandlande myndighet att bjuda in hur få eller många leverantörer den vill. Att bjuda in fler leverantörer gör också att det försprång som den nuvarande leverantören har minskar.
- Enskilda möten med leverantörer är inte tillåtna.
Enskilda möten med leverantörer är tillåtna – men var uppmärksamma på öppenhet och likabehandling.
- Det är inte tillåtet att tala om när en upphandling ska annonseras.
Det är bra att i god tid berätta när en upphandling planerar att utannonserar. Det ökar förutsättningarna för att i slutänden få till bra avtal.
- Det är inte tillåtet att svara på frågor om en annonserad upphandling på telefon.
Svara gärna på frågor på telefon – och se till att alla leverantörer får svaren, genom att också svara skriftligt.
- Det är belastande för leverantörerna med dialog.
Genom dialogen får leverantörerna en möjlighet att bidra med sin sida av saken, till exempel marknadskännedom, kännedom om varor och tjänster och annat som en enskild upphandlare kan ha svårt att känna till.
– Vi har testat olika former av marknadsdialog, berättar Niklas Tideklev.
Ett exempel är att Upphandlingsmyndigheten, tillsammans med den upphandlande myndigheten (en kommun) funderade på hur de skulle kunna föra dialog med så många leverantörer som möjligt.
– Det finns en stor otrygghet kring hur mycket info den upphandlande myndigheten får lämna och här finns en enorm potential.
I det här fallet valde man att ordna ett möte dit leverantörer bjöds in. Kommunen presenterade sina behov, satte företagen vid olika bord, där de ställdes inför olika frågeställningar.
– Kommunen hade förberett sig väl med strukturerade frågor och det blev en bra informationsinhämtning för den. Sedan kunde vi borra djupare med enskilda möten.
På det här sättet fick kommunen en tydligare bild av marknaden och utvecklingen.
Möten och samtal dokumenterades och informationen spreds till leverantörer som inte varit med.
– Det kommer snart att finnas mycket material att hämta om marknadsdialog på vår hemsida, för att inspirera andra och för att minska osäkerheten kring likabehandlingsprincipen, sa Niklas Tideklev.
Charlotte Cronquist
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer