Skärper rutiner och kontroller

Så agerar Danderyds kommun för att minska risken för att upphandlingar manipuleras, vilket kommunen hävdar varit i fallet i en stämningsansökan där en tidigare anställd och konsult krävs på 16,6 miljoner kronor i skadestånd.

Mannen anställdes 2021, trots att han dömts till fängelse för mutbrott inom privat sektor, och var sedan anlitad som konsult fram till hösten 2023.

Danderyds kommun inledde i samma veva en genomlysning av upphandlingsrutiner och -processer.

– Förändringarna genomfördes redan i oktober 2023 och efter det har processerna fortsatt finjusterats. Risken hanterades således omgående i samband med att förvaltningen uppmärksammade felet under 2023, säger Stefan Sorpola, samhällsutvecklingsdirektör i Danderyds kommun.

De skärpta rutinerna och processerna omfattar bland annat förstärkta kontroller av personal och konsulter med tydligare rutiner för bakgrundskontroller samt hantering av bisysslor.

Obligatoriska jävsdeklarationer och sekretessförbindelser har införts i samtliga upphandlingar med krav på signering av alla involverade medarbetare och konsulter inför varje ny upphandling.

– Förvaltningen har även inrättat en särskild funktion för avtalsuppföljning genom en avtalscontroller med ansvar för kvalitetssäkring och uppföljning av ingångna avtal. Under 2024 infördes dessutom en upphandlingschecklista som stöd för kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen. Checklistan ska vara signerad av både avdelningschef och upphandlare inför tilldelningsbeslut och avtalspåskrift, säger Stefan Sorpola.

Bland åtgärderna finns även obligatoriska informationsmöten inför både tilldelningsbeslut och avtalspåskrift, där upphandlare redogör för processen för förvaltnings- och avdelningsledning.

Ett ökat fokus har också lagts på kvalitet i upphandlingsdokument, inklusive kravställning och utvärderingskriterier. 

Stefan Sorpola betonar att en viktig del i att utveckla modellen för prisutvärdering har varit att skärpa rutinerna för anbudsutvärdering.

– Av de som ingår i arbetsgruppen ska minst tre personer, varav minst en heltidsanställd upphandlare, ej konsult, delta i poängutvärderingen av genomförandebeskrivningarna. 

– Poängsättningen sker stegvis, där poäng i ett första steg sätts individuellt och i nästa steg sammanställs till ett gemensamt resultat. I samband med sammanställningen tas en motivering fram för respektive poäng. På detta sätt minskas utrymmet för godtyckliga bedömningar och möjligheten för enskilda individer att påverka utfallet. Gruppens gemensamma resultat gås därefter igenom tillsammans med berörd avdelningschef, berättar Stefan Sorpola.