“Små organisationers fördelar glöms bort”

Under 1700-talet genomfördes en storskiftesreform i Sverige där gårdar och mark slogs ihop för att öka effektiviteten. Nu verkar det vara någon ny skiftesreform på gång, där offentliga inköp ska göras i samverkan i syfte att öka effektiviteten.

I Almedalen diskuterades upphandling på flera intressanta seminarier. Facit på frågan om offentlig upphandling verkar vara inköp i samverkan, inköpschef i ledningen och kategoristyrning. Risker och konsekvenser av detta eller fördelar med små organisationer diskuteras tyvärr nästan inte alls. De som möjligen har något motargument är representanter för leverantörssidan.

Säkert finns det effektivitets- och volymvinster att göra. Strukturerad avtalsuppföljning och tillgång till kompetens kanske blir lättare med större och centrala inköpsorganisationer. Men det som krävs för att göra bra upphandlingar är inte en stor organisation eller en avtalscontroller. Viktigare är kompetens för att definiera och beskriva behov och kännedom om marknaden. En beställares dagliga kontakt med leverantörer är också uppföljning. Det måste inte ske inom inköpsorganisationen.

Även i en liten organisation kan det vara svårt att samordna relativt få och små affärsområden. Samordningen blir inte lättare i större inköpsorganisationer, som kanske dessutom måste ta hänsyn till olika politisk styrning och andra intressen. Risken är att ingen blir riktigt nöjd. Strategiskt viktiga avtal blir en produkt av kompromisser.

I större och mer centraliserade inköpsorganisationer minskar de strategiska besluten och verksamhetens engagemang i inköpen, liksom lojaliteten mot avtalen. Det blir också svårare att följa upp villkor och krav.

Vi är ett relativt litet kommunägt energibolag. Vi anser att våra fördelar ligger just i att vi är små. Vi samverkar också – med vår ägare, med andra energibolag, med andra bolag i kommunkoncernen eller i samverkansorganisationer. Valet mellan samverkan eller inte gör vi i varje enskild upphandling. I vissa upphandlingar är det bra att samla ihop volymer, i andra kan det vara viktigare att få prioritera egna behov.

Det är inte omöjligt att tillgodose allas behov i samverkansorganisationer, men det blir svårare. Om vi hade haft en fast samverkan och redan före upphandlingen bestämt att samverkan ska ske och dessutom vilka organisationer som ska samverka då skulle vi förlora en del av det strategiska i upphandlingen.

Upphandlingskompetens ska finnas i eller nära verksamheten. Genom att flytta kompetens till centrala organisationer riskerar man att urholka de enskilda enheterna på den kompetensen. Om upphandlingskompetens i stället skulle finnas i varje verksamhet, kan kraven lättare utformas för den specifika verksamheten och kombineras med tekniskt kunnande och insikt i enskilda branscher. Nyttan och anledningen till ett visst krav blir då tydligare för både beställare och leverantörer.

Ju större inköpsorganisationen är, ju fler som är kravställare, ju fler som avropar, desto större blir osäkerheten om vilka som faktiskt kommer att avropa från avtalet och vilka volymer som kan väntas. För leverantörerna blir det svårt att lämna sitt bästa anbud, vilket sannolikt drabbar köparen i slutänden.

I mindre upphandlingar, där en eller få organisationer är avropare, är det lättare för leverantörerna att beräkna vad kontraktet innebär. Vi som små köpare kan också med fördel anlita mindre leverantörer eftersom kraven på kapacitet enbart behöver anpassas efter våra egna behov.

Upphandlande enheter måste tillåta sig att vara egoistiska och se till den egna organisationen. Dalarna vägrade gå med på storskiftesreformen och marken är än i dag splittrad mellan många gårdar och ägare. Visst kan det vara bra att göra som alla andra ibland men som dalkulla måste jag vara lite motsträvig och fundera på om det inte också finns andra möjligheter. Kan inte små organisationer också göra bra inköp? Kanske finns det andra och mer innovativa sätt än samverkan och kategoristyrning.

Charlotta Holmer
Inköpare