Upphandling24 ger en bra bild av aktuella frågor i Upphandlingssverige. Utvecklingen de senaste åren har snabbt gått mot en ökad professionalism och specialisering. Det finns fördelar med detta men också en risk för att det leder till för många diskussioner om vad reglerna säger och om rättsfall och för lite övervägande om vad som i praktiken leder till en bra affär och till att seriösa leverantörer gynnas.
Det finns en stor risk för att det blir en onödig begränsning till etablerade strategier.
Den erfarna upphandlaren vet att det inte bara finns en väg som är den bästa utan många olika vägar som leder till den goda affären vid offentlig upphandling. Den goda affären får dock sällan samma uppmärksamhet som när något går snett.
Den försiktiga tjänstemannen har därför många skäl att ta det säkra för det osäkra och göra allt för att inte göra fel. En väg är då att inte agera självständigt utan att hålla den centrala upphandlaren eller juristen i handen så fort det gäller en offentlig upphandling.
Den person inom en verksamhet som lägger stor möda på den goda affären drivs av krafter som yrkesstolthet och den personliga tillfredställelsen att göra nytta för samhället, även om det bara är yrkeskollegor och insatta leverantörer som förstår finessen med affären.
Vad som leder till en god affär skiljer sig självklart mellan skilda verksamheter samt olika branscher och marknader. Det finns emellertid gemensamma förhållande eller teorier som många erfarna leverantörer, säljare, köpare och beställare förstår intuitivt.
Genom att fördjupa sig i och reflektera kring dessa förhållanden och teorier finns det stora möjligheter att hitta bättre vägar till den goda affären.
För verksamhetsföreträdare vars verksamhet är beroende av bra upphandlingar är det nödvändigt att man har en sådan kunskap om möjligheterna att man kan föra en dialog och ställa krav på den specialiserade upphandlaren. Man behöver däremot inte själv ha djupa kunskaper i upphandlingsjuridiken.
Goda affärer kräver samma tänk hos beställaren. Det är därför upphandlarens skyldighet att ställa krav på verksamhetens engagemang vid upphandlingar. Avgörande för en god affär är man tidigt känner leveransmarknaden för upphandlingsobjektet och förstår att hur leverantörer tänker och arbetar.
En upphandlingsstrategi bör vara anpassad till marknadsförutsättningarna och konjunkturläget. Den kan därför inte vara standardiserad.
Kontraktsteori baserad på kända nationalekonomiska principer är en viktig grundsten i arbetet att hitta den bästa upphandlingsstrategin. Den sitter visserligen i ryggmärgen för många praktiker utan att dessa vet om eller har läst kontraktsteori men en kombination av en mera teoretisk förståelse ger mer.
Tillit och samverkan är grunden för en god handelskultur och seriösa affärer. Den kan inte skapas enbart genom juridiska dokument. Det perfekta och fullständiga kontraktet finns inte. Det är därför viktigt att hitta leverantörer som är intresserade av långsiktiga samarbeten och därför inte utnyttjar de luckor och gränsfall som alltid finns i ett kontrakt.
Upphandling i flera steg är ett sätt att uppnå just detta. Ett annat sätt är att sätta sig in i och förstå hur seriösa beställare inom den privata marknaden arbetar med sina leverantörer eller underleverantörer och försöka beakta dessa strategier när man utformar sin upphandlingsstrategi.
Det finns många generella sanningar som bör prägla en upphandlingsstrategi. Det är till exempel viktigt att beställaren förstår och tar hänsyn till att de flesta leverantörer avskyr att i onödan blir utnyttjade som en sparringpartner för att beställaren ska kunna visa upp en god konkurrens eller att blir utsatta för en onödig pappersbyråkrati, onödiga övervägande om tolkningar och risktagande samt tveksamma krav på pappersmeritering.
Detta gäller särskilt mindre leverantörer som inte har en ”anbudsfabrik”.
För att vara långsiktigt intressant som beställare är det viktigt att beställaren vårdar sitt varumärke på samma sätt som det är viktigt för en leverantör att vårda sitt varumärke. Ett sätt att vårda sitt varumärke kan till exempel vara att respektera anbudsgivarens frustration när denne inte vinner upphandlingen.
Man måste våga och ge sig tid att möta en besviken förlorare öga mot öga och ha en strategi för debriefing i stället för att gömma sig bakom juridiken.
Vår erfarenhet är att risken för överprövningar minskar om processen är organiserad så att leverantören tidigt förstått upphandlingsstrategin och upplever att man har blivit korrekt och juste behandlad under hela processen.
För att implementera ett synsätt med fokus på den goda affären, och strävan att bidra till en långsiktigt väl fungerande leverantörsmarknad, finns ”ingen kvick fix”.
Den goda affären är svår att uppnå om man inte alltid först försöker förstå vad som är en god affär för den aktuella verksamheten på kort och lång sikt. Först med denna grund kan man med framgång fundera på vilka av alla de många möjligheter som finns i upphandlingsverktygslådan och i LOU som är lämpliga att använda.
Hans Lind professor i fastighetsekonomi, tidigare vid KTH
John Sandblad utvecklingskonsult
Författare till boken Vägar till den goda affären Upphandling är mer än LOU
