Störst i staten kan visa vägen

Närmast kommer Ann Eva från tre år som avdelningschef på Upphandlingsmyndigheten. Hon började på Polisen i mitten av september.

Inköpsenheten är en del av myndighetens centrala ekonomiavdelning. Runt 60 procent av enhetens medarbetare har Stockholm som placeringsort, övriga finns från Malmö till Umeå.

– Vi ansvarar för alla myndighetens avtal – förutom it-inköp. Så jobbvardagen handlar mycket om att leda en daglig produktion med alla svåra överväganden som behöver göras, säger Ann Eva Askensten, som berättar att den årliga spenden ligger på ungefär tio miljarder kronor fördelat på omkring 2 500 avtal.

Hon fick en positiv bild direkt av det som är Sveriges största myndighet, sett till antalet anställda (drygt 40 000).

– Jag kom till en organisation där det mesta fungerar väldigt bra. Stödverksamheter finns på plats och saker och ting fungerar i vardagen.

– Även på inköpsområdet tycker jag att många bitar finns på plats. Vi har en digitaliserad inköpsprocess och väl fungerande besluts- och beredningsprocesser, säger Ann Eva.

Samtidigt ser hon ett utrymme för Polismyndigheten att jobba mer offensivt.

– Det var en av sakerna av sakerna jag fick med mig när jag klev in i uppdraget. Vi måste som Sveriges största myndighet våga gå före ibland och driva strategiskt viktiga frågor till nytta för andra upphandlande myndigheter.

Ett sådant ärende ligger hos HFD för avgörande – om väsentlig ändring av kontrakt.

Ann Eva Askensten ser framför sig en balansgång mellan att gallra bort olämpliga leverantörer och upprätthålla en god konkurrens.

– Inte minst gäller det leverantörens ursprung. Arbetsförmedlingens ägarkrav, som prövats i domstol, är ett exempel. Nyligen kom också utredningen om att kunna utesluta leverantörer från tredjeland som ett välkommet förslag. Vi ska veta vilka vi gör affärer med, men också nyttja den kraft som finns i inre marknaden och utvecklingen som finns i näringslivet.

I ett beredskapsperspektiv har Polismyndigheten sektorsansvar för ordning och säkerhet.

– Inköpsfrågorna görs nu till en del av myndighetens samhällskritiska verksamhet och det är betydelsefullt för oss och den roll vi kan ha inom organisationen, säger Ann Eva Askensten.

Hur kommer det att märkas?

– I grunden handlar det om att säkerställa att inköp och materialförsörjning fungerar. Vi kommer att lägga mer tid på försörjningsanalyser och försörjningsstrategier. Även där ser jag att vår storlek kan göra att vi jobbar tillsammans med andra inom vår sektor samt bidrar med goda exempel att sprida till andra organisationer och även marknaden.

Ett exempel är att Polismyndigheten tagit fram ett ersättningslöst beredskapsavtal att använda vid höjd beredskap eller krig när force majeure sätter vanliga avtal ur spel.

– Vi betalar inget för avtalet i fredstid men reglerar hur verksamheten ska bedrivas och ersättas i händelse av höjd beredskap. Det gör både beställare och leverantör förberedda och samspelta inför en allvarlig situation.

Ann Eva Askensten har en bakgrund inom Region Stockholm, där hon var biträdande inköpsdirektör när pandemin bröt ut.

– Det är en nog den erfarenhet som sticker ut som särskilt nyttig för mitt nuvarande uppdrag. Jag har även varit ansvarig för ambulansverksamheten i Stockholm, så jag känner igen mycket av blåljusfrågeställningarna.

– Under pandemin fick vi verkligen jobba hårt både operativt och strategiskt för att få till en fungerande försörjning för hela Sverige, kanske framför allt när det gällde skyddsutrustning till personalen. Det gav inte minst förståelse för att vi måste gå från just in time till just in case inom materialförsörjning, säger Ann Eva Askensten.