Ibland handlar det om ett omfattande arbete under flera månader. I andra fall finns betydligt mindre tid och resurser tillgängliga. Oavsett omfattning tycker jag att en förstudie bör innehålla tre delar. Nulägesanalys, behovsanalys och marknadsanalys.
De hänger nära samman och resultatet från en analys blir ofta ett ingångsvärde till nästa. Men det är viktigt att hålla isär dem. De har olika syften, besvarar olika frågor och bör därför också genomföras på olika sätt.
Börja med nuläget
Nulägesanalysen ska svara på frågan: Hur ser det ut idag?
Det kan exempelvis handla om nuvarande lösning, organisation, processer, kostnader, gränssnitt och arbetssätt. I ett senare steg kan man också undersöka vad som fungerar bra respektive mindre bra, vilka problem som finns samt var det finns över- eller underkvalitet.
Men börja med att beskriva nuläget. Tänk dig ett fotografi av hur det ser ut idag, snarare än en önskelista.
Det är lätt att redan här börja diskutera hur den framtida lösningen borde se ut. Försök att låta bli. Om nulägesanalysen direkt glider över i behov och krav riskerar man att låsa sig vid dagens lösning.
Informationen kan hämtas från dokument, statistik och befintliga system men även genom intervjuer med personer som arbetar i eller berörs av verksamheten. Vilka metoder som är lämpliga beror naturligtvis på vad som ska upphandlas.
Identifiera därefter behovet
Nästa fråga är: Vad behöver vi framåt?
Här behöver perspektivet flyttas från dagens lösning till verksamhetens behov på kortare och längre sikt. Nuläget är en viktig utgångspunkt men behovsanalysen ska inte begränsas av hur man arbetar idag.
Det är också viktigt att skilja mellan behov och krav. I behovsanalysen ska man inte bestämma exakt hur en lösning ska vara utformad. Det är ofta bättre att beskriva vilken funktion, effekt eller prestanda verksamheten behöver.
Ett problem kan exempelvis vara att ett visst arbetsmoment idag kräver omfattande manuell hantering. Behovet behöver då inte vara ”ett system med funktion X”. Behovet kan vara att minska den manuella hanteringen, korta ledtiden och minska risken för fel. Hur detta bäst löses är en senare fråga.
Behovsanalysen bör därför göras med ett relativt brett anslag och inkludera relevanta användare och andra intressenter.
Ett vanligt misstag är annars att fråga verksamheten vad de vill ni ha och direkt omvandla svaren till en kravspecifikation. Då finns en risk att man framför allt upphandlar en modernare version av det man redan har.
Undersök hur marknaden möter behoven
Den tredje analysen handlar om marknaden: Vilka lösningar finns, vilka leverantörer kan erbjuda dem, hur möter de våra behov och hur fungerar marknaden?
Här kan man bland annat undersöka vilken typ av leverantörer som finns, olika lösningar och affärsmodeller, pris- och licensmodeller, tekniska möjligheter samt sådant som riskerar att begränsa konkurrensen.
Marknadsanalysen bör utgå från de behov som identifierats, men inte från en redan färdig kravspecifikation. Tanken är snarare att undersöka på vilka olika sätt marknaden kan möta behovet.
En bra metod är ofta att börja brett och därefter successivt smalna av analysen. Den första dialogen med leverantörer kan vara övergripande. Därefter kan några relevanta aktörer väljas ut för en mer fördjupad dialog där behoven konkret mappas mot vad marknaden kan erbjuda.
Om det bara finns en halvdag?
Verkligheten ser inte alltid ut som drömscenariot. Ibland finns gott om tid för intervjuer, workshops, dokumentstudier och leverantörsdialoger. Ibland får man nöja sig med en halvdag tillsammans med några nyckelpersoner.
Då tycker jag inte att lösningen är att hoppa över någon av analyserna eller blanda ihop dem till en enda diskussion.
Gör fortfarande alla tre men i mindre omfattning.
Ägna exempelvis först en stund åt att gemensamt beskriva nuläget. Byt därefter perspektiv och diskutera vilka behov som finns framåt. Avsluta med vad ni känner till om marknaden och vilka frågor som behöver undersökas närmare.
På några timmar får man naturligtvis inte samma djup som i en förstudie som pågår under flera månader. Men man har åtminstone tänkt i rätt ordning och minskat risken att dagens lösning, en enskild användares önskemål eller den första leverantör man pratar med får styra hela upphandlingen.
Först när de tre perspektiven finns bör de vägas samman. Vad har vi idag? Vad behöver vi? Vad kan marknaden erbjuda? Det är där jag tycker att en bra grund för upphandlingsstrategi, kravställning och den fortsatta affären börjar.
TEXT: Magnus Nilsson, Peak Procurement
Roland Sjögren
Håller med, Magnus. Som leverantör efterfrågar jag ofta underlag som beskriver vart verksamheten vill och vilka effekter man vill uppnå. Det är inte alltid lätt att utläsa ur kravspecifikationen.
En tydlig bild av behoven framåt ger oss bättre förutsättningar att bidra i dialogen och visa hur de kan mötas. Därför är din distinktion mellan nuläge, behov och krav så viktig. Annars riskerar vi att upphandla en modernare version av dagens lösning och missa möjligheten att utveckla arbetssätten.