Tidig dialog ger upphandlaren ökad kunskap om vilka lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla. Samtidigt bidrar processen till att leverantörerna får mer på fötterna innan de lämnar anbud.
När Uddevalla kommun står inför en upphandling av ett nytt verksamhetssystem för miljö- och byggärenden är dialog självklar. Marina Bragd Karlsson, upphandlare vid tekniska kontoret, berättar om kommunens engagemang i pilotprojektet ”tidig dialog” som drivs av SKL, Teknikföretagen och Konkurrensverket.
– Upphandlingen kommer att resultera i ett avtal som sträcker sig över 12-15 år. I och med att vi ser ett långt samarbete framför oss vill vi ha ett välgrundat avtal som är framtidssäkrat.
Kommunens målsättning är att skapa en helt igenom digitaliserad process för de tre huvudprocesserna – anmälan, tillsyn och tillståndsärenden – inom miljö och bygg. En anmälan om till exempel nedskräpning kräver ett annat systemstöd än en ansökan om, låt oss säga, bygglov. Dessutom behöver kommunens medarbetare tekniskt stöd som mäthjälp och dokumentation vid tillsyn.
– Här hoppas vi på att hitta innovativa, okonventionella lösningar – eller sådana som är på väg att byggas.
Den 26 maj bjuder kommunen in till en fördialog inför höstens upphandling. I samband med det får leverantörerna möjlighet att visa sina lösningar.
– Jag tror att det är viktigt att redan tidigt berätta om våra behov så att vi får en bra kommunikation och förståelse för vad det är vi vill uppnå med upphandlingen.
Kräver det här arbetssättet mycket arbete eller är det något man har tillbaka senare?
– Jag ser inte som särskilt krävande. Snarare är det ett bra tillfälle att formulera sina behov på en översiktlig nivå innan man sätter sig och gör en detaljerad kravspecifikation.
– Förhoppningen är att vi kommer få tillbaka mycket från dialogmötet och de enskilda mötena så att vi får ett bättre underlag för vår upphandling.
Vilken typ av upphandling ska ni göra. Ramavtal, förhandlad…?
– Vi har ännu inte valt formen för upphandlingen men det kommer som sagt att resultera i ett lågt samarbete.
Marina Bragd Karlsson räknar med att tidig dialog kommer att användas i fler upphandlingar framöver:
– Modellen passar där vi ser att vi behöver kommunicera vårt behov och där ”marknaden” inte är självklar – varken vem som levererar eller har bästa lösningen/dellösningen.
