Den skärpning av uppföljningsarbetet som gjorts inom Södertörns upphandlingsnämnd har redan gett resultat. Nämnden kräver tillbaka två miljoner kronor som Haninge kommun betalat för mycket till ett bemanningsbolag som hyr ut personal till skolor och förskolor.
Bakom denna lönsamma avtalsuppföljningsinsats står Victoria Marks. Hon är sedan den 18 februari anställd som upphandlingscontroller på upphandlingsnämnden som är gemensam för de båda kommunerna Haninge och Nynäshamn.
– Upphandlingssamarbetet har gjort det möjligt att avsätta större resurser för uppföljning, säger Victoria Marks som själv har leverantörsbakgrund.
Faktureringsmissen uppdagades efter jämförelser mellan avtal och timpriser på fakturor. I den aktuella upphandlingen fanns inslag av taktisk prissättning och därför genomfördes en riktad granskning.
Handlade det om medveten fulfakturering?
– Företaget har överdebiterat sedan man tolkat avtalet till sin fördel, säger Victoria Marks som berättar att leverantören accepterat återbetalningskravet och att man inte kommer att gå vidare med ärendet eftersom affärsrelationen i grunden är sund.
Tror du att det finns fler fel som detta bland ingångna avtal?
– Det finns säkert en och annan leverantör som medvetet försöker att fakturera för mycket och därför är denna typ av granskning så viktig. Fast min uppfattning är att de flesta vill göra rätt.
Victoria Marks vill inte bara granska gjorda affärer i efterhand. Hennes målsättning är att bygga förtroendefulla relationer och på så sätt tillsammans kunna arbeta proaktivt med leverantörerna för att förebygga fel.
– En felfakturering på två miljoner kronor under två års tid är olycklig för såväl oss som upphandlare som för leverantören. Min målsättning är att slippa hamna i denna situation fler gånger.
Att syna leverantörerna i sömmarna är bara en del av upphandlingscontrollerns vardag. Uppföljning av hur avtalen faktiskt används inom kommunerna är lika högt prioriterat.
– Med den kunskapen är det möjligt för oss att förbättra beställarstödet och vässa formuleringarna i kommande upphandlingar.
