Upphandling ska göras om – hur gör vi bäst?

Fråga: ”Vi har genomfört en upphandling som har blivit överprövad till följd av vissa formaliabrister och upphandlingen måste göras om. Vi står nu i begrepp att börja om igen, men i grund och botten är vi nöjda med förfrågningsunderlaget och de tilldelningskriterier som vi hade definierat. Hur ska vi tänka inför omtaget?”

Svar: Det du beskriver är en rätt vanlig situation. Någon typ av formell brist i förfrågningsunderlaget eller i hanteringen under upphandlingen uppdagas och det leder till att upphandlingen får göras om, trots att den i sak varken är dålig eller fokuserar på fel saker. Naturligtvis är detta en situation som behöver hanteras olika utifrån förutsättningarna i varje enskild upphandling.

Generellt kan sägas att den största påverkan kommer sig av att situationen uppstår när ett antal anbud redan kommit in. Både den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna har därför anledning att göra vad som går för att säkerställa att den nya upphandlingen, när den görs om, inte påverkas på ett negativt sätt av det som varit.

Generellt brukar jag titta på det tidigare förfrågningsunderlaget och de inkomna anbuden och gå igenom tre steg:

1. Behålla, justera eller ta bort skallkrav
2. Lägga till nytt tilldelningskriterium
3. Spetsa befintligt tilldelningskriterium

Under steg 1 är det värt att fundera på om skallkraven i upphandlingen fick några oönskade konsekvenser, som det nu finns en möjlighet att råda bot på.

Fick anbudsgivare diskvalificeras på ett onödigt sätt för att de brast i kravuppfyllelse kring krav på leverantören? I så fall kanske kraven skulle må bra av att tydliggöras, sänkas eller rentav strykas? Omvänt, fick leverantörskraven inte avsedd effekt, så kan en ändring åt andra hållet behövas.
Finns det något område som, givet de inkomna anbudssvaren, faktiskt vore intressant att fånga upp och utvärdera, men som inte var med förra gången?

I så fall kan det under steg 2 vara läge att tillföra det i form av ett nytt tilldelningskriterium. Det här är förstås en lite mer ingripande förändring och får påverkan på utvärderingsmodellen och liknande, men är ett väldigt säkert sätt att säkerställa att den nya upphandlingen ”nollställs” och inte påverkas för mycket av det som varit.

En variant här kan vara att helt byta ut ett tidigare tilldelningskriterium mot ett nytt, vilket kan ge mindre påverkan på kring-
liggande aspekter, som utvärderingsmodell och liknande, men ändå åstadkomma en motsvarande omstart.

Om det är som frågeställaren indikerar, att man är nöjd med det tidigare underlaget, så återstår steg 3. Det innebär en analys av de befintliga tilldelningskriterierna och de svar som kommit in, för att fundera på om det i omannonseringen går att förändra kriteriet något och fokusera till exempel på någon del av kriteriet som gjorde särskilt stor skillnad i de tidigare anbuden. Detta för att undvika situationen att identiska anbud lämnas in eller att de nya anbuden alltför mycket låter sig påverkas av den tidigare vinnaren.

Ett par exempel på justeringar under punkt 3 skulle kunna vara:

• Det tidigare kriteriet tog fasta på hur anbudsgivarens process såg ut för sin leverans av service och support.
  Det visade sig att flera anbudsgivare hade väldigt snarlika processer på en övergripande nivå och det var svårt att se någon utslagsgivande skillnad. Därför ”spetsas” tilldelningskriteriet till att gå på djupet inom ett par delar av service- och supportleveransen genom att beskriva tre typfall, där anbudsgivaren får beskriva mer i detalj hur dennes övergripande process tillämpas i just de beskrivna typfallen.
• Tidigare kriterium tog fasta på en bedömning av anbudsgivarens kompletta genomförandebeskrivning (projektplan eller liknande).
  Det visar sig att alla inkomna planer är svajiga i den del som ska beskriva den upphandlande myndighetens resurssättning och åtaganden.
  I omtaget fokuseras därför tilldelningskriteriet på just gränsdragningen mellan den upphandlande myndigheten och leverantören och på vilka konkreta åtaganden som leverantören identifierar och anser ska åläggas den upphandlande myndigheten (fortfarande begärs en beskrivning in av helheten).

Magnus Nilsson, upphandlingskonsult, Peak Procurement. 

Den här artikeln kommer från tidningen Upphandling24.