Upphandlingsdokument på remiss

Jag tycker definitivt att det är en bra idé att överväga om hela eller endast delar av upphandlingsdokumenten bör vara en del av den externa remissen.

För er som inte är bekanta med begreppet extern remiss av upphandlingsdokument innebär det att den upphandlande myndigheten delger upphandlingsdokumenten till leverantörer, och eventuellt även andra intressenter, innan de annonseras.

Upphandlingsdokumenten kan mång gånger vara omfattande och bestå av många olika dokument. Ofta är det av ringa intresse för leverantören att lämna synpunkter på rätt stora delar av dokumenten. Inte heller kan den upphandlade myndigheten förvänta sig får in användbara synpunkter på hela upphandlingsdokumenten.

Det kan därför vara en god idé att endast delge leverantörerna visas delar av upphandlingsdokumenten alternativ markera vilka delar som du främst är intresserar av att få synpunkter kring. Att använda ett mer begränsat dokument medför att leverantörerna kan rikta fult fokus på de frågor du anser vara av störst intresse och sannolikt får du då mer relevanta synpunkter. Att det blir en snabbare och mindre resurskrävande process för alla inblandade är naturligtvis också bra och leder förhoppningsvis till att fler leverantörer lämnar svar.

Om du väljer att endast remissa delar av upphandlingsdokumentationen är det naturligtvis viktigt att få med alla delar som berör den fråga du vill ha belyst. Om det exempelvis gäller priser kanske det inte räcker med att delge en eventuell prisbilaga utan det kan vara nödvändigt för leverantören att även ta del av delar av avtal och kravspecifikation för att kunna skapa sig en komplett bild över frågeställningen.

Som alltid vid externremiss är det viktigt att tänka på att de dokument som används ska vara så nära de slutliga som möjligt. Tanken är inte att leverantören ska lägga omfattande arbete på att ta fram konkreta förslag kring struktur eller utformning som ledare till omfattande omarbetningar av dokumenten. Den typerna av mer grundläggande frågeställningar bör hanteras i ett tidigare skede av upphandlingsarbetet.