Bakom varje upphandling finns omfattande arbete med behovsanalyser, kravställning, annonsering, utvärdering och tilldelningsbeslut. Målet är att säkerställa att skattemedel används effektivt och att verksamheterna får det stöd de behöver.
Men när avtalet väl är påskrivet händer något märkligt. Ansvarsfördelningen blir ofta otydlig.
Den fråga vi sällan ställer oss är: Vem äger egentligen avtalet? Vem avses som ”beställare”, upphandlaren eller den enskilda beställaren i organisationen? Vem tar beslut om att godkänna UE?
I många organisationer finns det tydliga projektledare för upphandlingen, ekonomiansvariga för budgeten och chefer med verksamhetsansvar. Men när det gäller själva avtalet, det dokument som reglerar leveranser värda miljoner kronor, är ägarskapet ibland förvånansvärt diffust.
Konsekvenserna blir ofta desamma. Uppföljningen sker sporadiskt. Leverantörsmöten genomförs när problem uppstår snarare än förebyggande. Avvikelser dokumenteras inte. Verksamheten fortsätter att beställa utan att någon regelbundet kontrollerar om avtalets villkor faktiskt efterlevs.
Ingen skulle acceptera att en fastighet för tiotals miljoner saknade en ansvarig förvaltare. Ingen skulle acceptera att en investering genomfördes utan återkommande uppföljning av resultatet.
Ändå accepterar vi ibland att omfattande avtal saknar en tydlig ägare.
Det är särskilt anmärkningsvärt eftersom den verkliga nyttan av en upphandling inte uppstår vid tilldelningsbeslutet. Den uppstår under avtalsperioden. Det är då kvaliteten ska levereras, hållbarhetskraven efterlevas och de ekonomiska vinsterna realiseras.
Ett avtal utan aktiv förvaltning är som en karta utan kompass. Riktningen finns där, men ingen säkerställer att vi faktiskt följer den.
Samtidigt ställs allt högre krav på offentlig verksamhet. Vi ska arbeta hållbart, effektivt och transparent. Vi ska motverka välfärdsbrott, säkerställa god kvalitet och få ut maximalt värde av varje skattekrona. Alla dessa ambitioner förutsätter att någon tar ansvar för att följa upp avtalen.
Det handlar inte om att kontrollera för kontrollens skull. Tvärtom.
En bra avtalsägare skapar förutsättningar för dialog, utveckling och långsiktiga relationer med leverantörerna. Problem fångas upp tidigare. Förbättringsmöjligheter identifieras snabbare. Verksamheten får bättre kvalitet och leverantören får tydligare förväntningar.
Kanske är det dags att vi börjar se avtalsägarskap som en lika självklar funktion som budgetansvar eller personalansvar.
För om ingen äger avtalet, vem ansvarar då för resultatet?
Och om ingen ansvarar för resultatet, hur vet vi då att vi får det vi har betalat för?
Det är frågor som varje offentlig organisation borde ställa sig, särskilt när avtalet är värt flera miljoner kronor.
För den största risken är sällan att vi upphandlar fel leverantör. Den största risken är att ingen tar ansvar efter att upphandlingen är avslutad.
TEXT: Arian Dushku, inköpscontroller, Helsingborg Stad
Få fart på er avtalsförvaltning! Upphandling24 arrangerar en populär heldagsutbildning för dig som behöver kunskap, inspiration och verktyg för att påbörja eller komma vidare med ditt arbete med en strukturerad avtalsförvaltning. Läs mer här!
