Vilken bra och relevant fråga! Det vill säga ska alla oavsett bolag, bransch, inköpsvolym och sektor eftersträva att applicera kategoristyrt inköp? Om vi med kategoristyrt inköp menar Jonathan O’Briens definition fullt ut (se nedan) så är svaret faktiskt nej.
J O’Briens definition: ”Kategoristyrning är en förbättringsprocess, som levererar värde till organisationer, genom att fokusera på tredje parts spend. Det förutsätter att spenden segmenteras i kategorier, som bearbetas av ett tvärfunktionellt team, för att identifiera/implementera den optimala inköpsstrategin.”
Delar av kategoristyrning är grundläggande och applicerbart för alla inköpsfunktioner oavsett bolag, bransch, inköpsvolym och sektor. Det mest uppenbara här är framtagande av alla basfakta i form av en spend-analys. Det vill säga att fastställa och konstatera storlek på inköpsvolym och fördelning av total volym i logiska inköpskategorier. Det ska alla göra.
Emellertid är det så att kategoristyrning ger mindre effekt i organisationer som har samlad låg spend, och mer effekt i organisationer som har stor spridd spend i flera bolag, sajter, länder, produktionsenheter eller liknande. Med andra ord i organisationer där inköpsvolymen (totalt och per inköpsområde) till mångt och mycket är dold och enbart uppmärksammas när en tvärfunktionell spendanalys görs. Här finns oftast en stor potential och poäng med att tillsätta tvärfunktionella team som identifierar och implementerar den optimala inköpsstrategin.
Vad gäller din fråga så kan jag se att det för en kommunkoncern kan vara en möjlighet att arbeta kategoristyrt (= tvärfunktionellt) över kommunala bolagsgränser där gemensamma inköpsområden existerar och kan synliggöras via en spendanalys. För dig som arbetar inom ett statligt verk är situationen antagligen något annorlunda då jag antar att ni har en samlad spend (den är inte spridd i andra verk och/eller bolag), ni har relativt låg spend (några hundratals miljoner) och ni har antagligen inte en jättestor inköpsfunktion som kan hantera analys, planering, upphandling och uppföljning.
Stämmer mina antaganden så skulle jag applicera delar av och en variant på kategoristyrning. Jag skulle göra en övergripande spendanalys för att se om det finns områden som av någon anledning gått under radarn. Jag skulle också tillse att alla inköpskategorier har en ansvarig. Därutöver skulle det sedan bero på om ett team skulle identifieras och kategoriplan tas fram med mera, då det för merparten av er spend antagligen finns enklare sätt att identifiera och prioritera nästa års upphandlingar och övriga förbättringsprojekt.
Helena Brynolfsson
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer