“Även leverantörer förtjänar att behandlas med respekt”

Förändringstakten inom inköp i offentlig sektor har varit dramatisk under de senaste 25 åren. Vi köper in mer och mer och gör mindre och mindre själva. Den så kallade inköpsandelen av omsättningen ökar (från cirka 1/3 till 2/3 av organisationernas omsättning) och vi köper mindre varor och mer tjänster, framför allt kombinationer av varor och tjänster så kallade funktioner eller lösningar. Emellertid har arbetsformerna och framför allt relationen med leverantörerna, inte riktigt följt med i denna utveckling.

Lagen om offentlig upphandling, LOU, har i hög grad utgångspunkten att inköp gäller ganska enkla varor (inte tjänster) där målet är att få så lågt pris som möjligt, utifrån tron att affären är ett nollsummespel, alltså vad köparen förlorar vinner leverantören och vice versa.

Mot den bakgrunden kan vi konstatera att detta inte längre stämmer, vilket också har återspeglats i revideringarna av LOU. Emellertid har denna inställning bitit sig fast på svenska upphandlingsavdelningar (även om det är avtagande), vilket tyvärr ofta återspeglas i sättet att agera mot leverantörer. Några klassiska exempel:

• Skicka ut förfrågningsunderlag, FFU, strax före semestern och begära in svar direkt efter.
• Strunta i att återkomma med besked om exempelvis fördröjningar, även om man själv kräver in allting i tid.
• Att ge extremt kort tid att besvara en anbudsförfrågan.

Detta sätt att agera underblåser tyvärr offentlig upphandlings ibland oförtjänt dåliga rykte i svenskt näringsliv.
En anledning kanske kan vara den låga status internt som upphandling har haft traditionellt, och att man därför tar igen på leverantörerna vad man själv inte klarar av på hemmaplan.

Detta är inte hållbart! Trenden går allt mer mot att köpare och säljare är jämspelta parter och affären (upphandling är faktiskt en affär, inte en juridisk process) måste göras så att båda tjänar på den. Det återspeglas bland annat i den på senare år så uppmärksammade Vested-modellen som är utvecklad av Kate Vitasek på University of Tennesee. Denna modell brukar sammanfattas i:

• Fokus på resultat och inte på enskilda transaktioner.
• Fokus på vad och inte hur.
• Styrning för att skapa insikt och inte bara översikt, med tydligt definierade och mätbara mål.

Precis som vi i åratal har talat om kundbasen som en allt viktigare tillgång i alla organisationer, och som därför måste vårdas, blir också leverantörsbasen och leverantörsrelationerna på samma sätt något som måste vårdas men också hela tiden utvecklas. För att denna utveckling ska vara möjligt måste dialogen mellan köpare och säljare förändras och ske på lika villkor och i ett positivt samarbetsklimat.

Det är mot denna utveckling man ska se de senaste årens trend mot aktivt arbete med leverantörsrelationer, supplier relationship management, srm. Det framgår ju nästan av namnet (relationship) att detta arbetssätt bygger på ömsesidig respekt för varandra. Det kan sammanfattas i:

• Analys av vilka kategorier (inköpsområden) som är kritiska.
• Utvärdering av leverantörer till dessa kritiska kategorier.
• Definiera uppföljningsparametrar per leverantör och bilda ett utvecklingsteam tillsammans med leverantören.
• Integrera detta sätt att arbeta i såväl förfrågningsunderlag som leverantörsavtal.

Vi lever i en värld där inköp blir allt viktigare och inköpen allt mer komplexa. Därför blir samarbete med leverantörerna en överlevnadsfråga för alla organisationer. Då måste man inom offentlig sektor gå ifrån attityden till leverantören som en motpart och i stället tillsammans med leverantören hitta affärer som är bra för bägge parter.

Anders Kron
kunskapsföretaget Convendor