Strax före jul berättade vår inköpsanalytiker Charlotte Strömstedt att avtalstrohetsmätningen på upphandlat sortimentet på städmaterial och mjukpapper låg på futtiga 24 procent. Alltså, våra beställare handlade hos rätt leverantör, men de köpte fel rengöringsmedel, fel sopsäckar och muggar i plast fast vi upphandlat muggar i papper.
Deras köp slog ut mina ambitiösa miljökrav och kostar också mer pengar. Det kändes så otroligt uppgivet. Samma eftermiddag visade Charlotte Strömstedt en mer ingående analys. Beställarna hade köpt handskar i pvc som innehåller mjukgörare och som kan störa vårt hormonsystem. Det var nog just dessa handskar som fick min bägare att rinna över.
Är det verkligen meningen att jag bara ska se på och rycka på axlarna när de gör så här? Mandatet att styra beställarna har bara respektive förvaltningschef, men att informera och diskutera – det kan även jag göra! Jag bestämde mig för att kontakta några beställare för att rädda dem från mjukgörarna.
Som miljöstrateg kommunicerar jag ofta om minskade koldioxidutsläpp, fossiloberoende och kemikalier som påverkar djur och natur. När de argumenten inte biter går jag över till hälsoargumenten, påverkan på ditt hormonsystem, cancer, koncentrationssvårigheter hos barn och allergier. Funkar inte det heller så blir det pengarna. Hur mycket kan du spara på att göra rätt? Det fungerar alltid.
Förutsättningarna var att vi visste att produkterna i det upphandlade sortimentet i snitt är 30 procent billigare än motsvarande utanför sortimentet. Vi kände oss också ganska säkra på att det täckte stadens behov väl.
Vår analys visade inte bara hur mycket alla beställande enheter handlat, utan också andelen som kom från det upphandlade sortimentet. Därför kunde jag välja ut 20 verksamheter med stor volym och en riktigt låg trohet till det upphandlade sortimentet och kontaktade dem. Det krävdes ibland ett par samtal innan jag fick tag på beställaren, och jag inledde inte med en föreläsning, jag bad att få deras synpunkter på avtalet och produkterna.
Beställarna var trevliga och ville gärna tycka till. Produkterna var sällan felet. De flesta hade helt enkelt inte nåtts av informationen att det fanns ett visst sortiment som de skulle hålla sig till, trots alla våra informationsinsatser. Några hade inte tillgång till någon dator eller kunde inte logga in på datorn och ringde därför in sina beställningar. Och leverantörens kundtjänst hade uppenbarligen inget intresse att hänvisa till det upphandlade sortimentet.
Efter varje samtal skickade jag information och statistik till chefen för varje enhet där jag också skrev hur mycket pengar vi uppskattade att de skulle kunna spara på ett förändrat inköpsbeteende. Sammanlagt tog arbetet en och en halv dag. Sen påbörjade vi en ny mätning av inköpen.
På bara ett par månader kunde inköpsanalytiker Charlotte Strömstedt tydligt se ett förbluffande resultat. De 20 enheter vi kontaktat skulle tillsammans spara 1,2 miljoner kronor om deras nya inköpsbeteende kvarstod under fyra år. Efter någon vecka började jag fundera på om de kontaktade verksamheternas beteende på något sätt kunde ha smittat av sig hos de övriga, de jag inte kontaktat.
Helsingborg är en ganska liten storstad och cheferna pratar ju med varandra. Inköpsanalytikern kunde givetvis mäta även det. Resultatet visade att dessa beställare hade ökat sin avtalstrohet till det upphandlade sortimentet med tio procentenheter. Det ger en besparing på 1,4 miljoner under en fyraårsperiod. Beställarna, Charlotte Strömstedt och jag, hade alltså sparat staden en utgift på mer än 2,5 miljoner kronor. Skattepengar som kan användas så mycket bättre. Och nu gör mitt arbete nytta, för verksamheterna kommer att köpa rätt rengöringsmedel, rätt sopsäckar och muggar i papper.
I Helsingborgs stad är vi ambitiösa och vi vill framåt. Vi ställer miljökrav i alla prioriterade upphandlingar och vi kontrollerar att våra leverantörer fortsätter att leva upp till kraven under avtalstiden. Inköpsfrågan måste få ett större fokus i organisationen och förvaltningarna behöver ta ett större ansvar för detta. Men vi på inköpsenheten har också lärt oss att vi själva måste bli bättre på ge förvaltningarna den information de behöver, på det sätt de behöver den.
För oss betyder det att vi från och med nu regelbundet kommer att mäta avtalstroheten på det upphandlade sortimentet på många av våra avtal för att följa upp så att beställarna gör sin del av jobbet.
En vinst för både skattebetalare och miljön.
Marilouise Berg
Miljöstrateg, Helsingborgs stad
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer