Snabb anpassning till e-faktura

Regeringens lagrådsremiss innebär att upphandlande myndigheter och enheter från och med den 1 april 2019 ska få fakturor skickade till sig elektroniskt.

Fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard för elektronisk fakturering har avtalats.

Det gäller med andra ord att anpassa sig till det nya landskap som börjar gälla nästa år. Södertörns högskola har på sex månader gått från 51 procent elektronisk fakturering till över 83 procent. Det gör högskolan till en av de upphandlande myndigheter i Sverige med högst andel elektronisk fakturering, långt före myndigheter som Migrationsverket (69 procent) och Försäkringskassan (55 procent).

Bakom den ökande andelen e-fakturor på Södertörns högskola ligger ett arbete med att förankra betydelsen och skapa en gemensam vision av införandet av e-fakturor i den egna organisationen. Genom att vara tidigt ute med att anpassa sig till de nya kraven har Södertörns högskola minskat sina administrativa kostnader för hanteringen av fakturor drastiskt.

Under perioden 2016 till 2017 minskade andelen pappersfakturor som scannades med 32 procent. En scannad pappersfaktura kostar myndigheterna fem kronor och det tar upp till fem dagar att processa den. Att jämföra med en elektronisk faktura som kostar 78 öre  och processas inom en dag. En Peppol-faktura kommer att kosta 35 öre för myndigheterna att processa och hantera.

Peppol är ett nätverk för elektronisk handel och e-inköp. Nätverket består av en teknisk plattform, avtal samt anvisningar och specifikationer. Peppol möjliggör för köpare och säljare att nå varandra på ett enkelt sätt. Genom att ansluta sig får användarna tillgång till samtliga köpare och säljare som finns anslutna till Peppol internationellt.

– Tidigare hade vi fyra personer på Södertörns högskola som hanterade våra fakturor. I dag är det 1,75 tjänst per år som krävs. Det har frigjort mycket tid för medarbetarna att ägna sig åt mer värdeskapande aktiviteter, säger Anna Sande, systemförvaltare och ansvarig för implementationen på Södertörns högskola.

Samtidigt har kraven från staten varit hårda och krävt stöd.

– Vi har en kraftig digitaliseringsagenda i Sverige. Det tycker jag är positivt men det har också inneburit att staten och ESV (Ekonomistyrningsverket) i det här fallet har ställt hårda krav på myndigheterna att själva utveckla sina processer för att möta kraven. Där har vi varit väldigt beroende av en partner som Opuscapita, säger Anna Sande.