Samverkan/partnering är mycket riktigt en samarbetsform och inte något som regleras i LOU/LUF. Det finns flera saker som är viktiga för att skapa en framgångsrik samverkan/partnering.
Här är grunderna: Samverkan/partnering har uppkommit genom en ökad tro på att om parterna bara fick ha en djupare dialog med varandra innan förfrågningsunderlaget görs så skulle många av problemen och riskerna minska eller försvinna.
I korthet kan sägas att ju tidigare leverantören kommer in i förberedelserna för projektet, till exempel ett byggprojekt, desto mer samverkan/partnering föreligger.
Upphandlingen blir annorlunda eftersom man inte köper något konkret, utan mer en vision, och den bedömning som måste göras är med vilken leverantör denna vision sannolikt bäst kommer att uppfyllas.
Det kräver hög kunskap och lång erfarenhet hos köparen. Men vilken kunskap och erfarenhet? Finns det ytterligare förutsättningar som är viktiga? Här kommer mina fyra viktigaste råd till dem av er som står inför att engagera er i en samverkans-/partneringupphandling, oavsett om ni är leverantör eller offentlig verksamhet.
•Köparen måste ha en organisation som är byggd för att arbeta i projektet under hela avtalsperioden som ofta kan vara fem, tio år, trots personalomsättning och omorganisationer.
•Köparen måste ha satt upp tydliga mål för samarbetet, vad är det man ska uppnå som inte kan uppnås i ett mer traditionellt samarbete?
•Köparens team måste ha en hög kunskap både om sin egen organisation och om marknaden. Vilka typer av bolag passar bäst för detta sätt att samarbeta? Vad behöver vår organisation tillföra?
•Köparen måste noggrant granska säljarens modell för samverkan/partnering. Hur vet vi att den kommer att fungera med vår organisation?
Detta är de förutsättningar som inledningsvis är nödvändiga att ha på plats, den svåraste är första punkten eftersom större organisationer naturligen genomgår förändringar över tid.
Köparen måste därför kunna visa för säljarna att de har ett tydligt mandat och kan försörja projektet med rätt folk över tid.
Det är viktigt att som leverantör inte hoppa på första bästa upphandling bara för att det står partnering. Många köpare underskattar både förberedelsearbetet och inledande arbetet när man valt en leverantör. Se därför till att ta fram en ”samverkansgranskning”, det vill säga kriterier som ni anser ska föreligga för att köparen ska bli godkänd som samarbetspartner till er.
Slutligen kan framhållas att vi framför allt talar om en beteendeförändring här, hur köpare och säljare ska samarbeta på nya sätt.
Det är alltid svårt att ändra beteende, men samverkan/partnering har visat många fördelar i de projekt som jag själv varit inblandad i. Det skapas ett betydligt större förståelse för parternas behov och i slutänden ett bättre resultat. Totalekonomin blir bättre bland annat för att risknivåerna sänks när parterna litar på varandra och tillsammans ansvarar för slutresultatet.
För er som är villiga att pröva kan jag av egen erfarenhet säga att denna samarbetsform kan förändra och förbättra er offentliga affär på ett avgörande sätt.
Lycka till med affärerna!
Magnus Josephson
