Vi har försökt ta reda på varför upphandlingar går fel, men i en process där upphandlaren är/känner sig som ensam ansvarig, blir det lika känsligt som att fråga om lön, religion eller analklåda. Vi vill förändra upphandlarens roll från administratör till processledare och samtidigt engagera hela organisationen i upphandlingsprocessen.
Vilka kompetenser deltar i dag? Hur samarbetar vi på ett bättre sätt för att ta tillvara allas kompetens? Hur genomför vi processen på kortare tid, men med bättre resultat? Lösningen är ett nytt processtöd: SMDP – Structured Multi-Disciplinary Process.
Mittuniversitetet har genom ett flertal EU-projekt vidareutvecklat en processmetod ursprungligen utvecklad vid Nasa. Den kallas där CCD – Concurrent Design och infördes för att lösa till synes olösliga utmaningar: nedskurna anslag, behov av kortare ledtider och samtidigt krav på högre kvalitet.
Vi har anpassat och testat processen för bland annat upphandling i Norge, där CCD redan ingår i universitetsutbildningar. Den introducerades av Knut Öxnevad som själv deltog vid Nasas utvecklingsarbete och används till exempel inom offshore-industrin.
Vi har skalat ner processen och utvecklat processtöd och verktyg för bättre distribuerat samarbete. Även om samtliga deltagare finns på plats blir engagemanget från deltagarna samt beslutsprocessen och uppföljningen bättre med vår metod. Den bygger på tre samverkande delar: processen, personerna och verktygen. Efter tio års utvecklingsarbete avser vi nu att kommersialisera metoden genom att knoppa av ett företag som ska utveckla en webbplattform som:
- Ger metodstöd, samarbetsverktyg och ett dokumentarkiv för samtliga kunders upphandlingsprocesser.
- Fungerar som ett nätverk för upphandlingsprocesser med SMDP.
- Erbjuder ett diskussionsforum för stöd och samarbete med andra.
- Erbjuder kontaktytor mot både köpare och leverantörer.
- Kopplar till aktuella frågor kring upphandling.
- Erbjuder kontakt med konsulter som är certifierade inom SMDP.
Vi har under oktober och november haft två workshoppar där offentliga och privata upphandlare fått en presentation av SMDP, diskuterat de problem de har med upphandling i dag och hur SMDP skulle kunna samverka med befintliga utvecklingsprocesser. Vårt syfte var även att skaffa oss intressenter till deltagande i ett pilotprojekt där vi testar verktyg och process i ett större verkligt case i Sverige.
Ett bra gensvar har gett flera intressenter från både offentlig och privat verksamhet. Vi genomför och utvärderar denna pilot under våren. Det krävs också utbildning vilket vi erbjuder till både användare och de processledare som agerar som specialister på SMDP-processen. Även konsulter inom upphandlings- och organisationsprocesser ska kunna certifiera sig för att erbjuda sina kunder den genomgång av de interna processerna som kommer att bli följden av att man börjar använda SMDP.
Börje Hansson
Projektledare
Mittuniversitetet
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer