Samtidigt som det kan vara rationellt att ha alla livsmedelsavtal med samma avtalsperioder så innebär det ofrånkomligen mycket arbete. För Sandvikens kommun handlar det om 2500 varor och sex avtalsområden.
-Arbetsbelastningen blir rätt intensiv och därmed resurskrävande. Av den anledningen kan det vara klokt att splittra avtalsperioderna, säger inköpschef Helena Wallbom, som leder en organisation med tre upphandlare, en inköpsassistent och en e-handelssamordnare.
Planeringen utgår från att de nya, fyraåriga livsmedelsavtalen ska börja gälla 1 oktober och med tilldelningsbeslut som fattas i omgångar under sommaren.
-Några av de upphandlingar vi har kvar att göra kommer att göras som direktupphandlingar på grund av deras låga värden och där finns öppningar att justera avtalsperioderna så att de blir lite mer spridda än de är idag, berättar Helena Wallbom.
Särskilt våren har varit intensiv i arbetet med upphandlingarna där Sandvikens kommun arbetat efter ambitionen att öppna upp för en högre andel lokala livsmedel.
Ett 50-tal varor valdes ut för provsmakning (bilden) som en del i utvärderingen av anbud. Det handlade främst om produkter som var okända eller bedömts som särskilt viktiga med närmare 15 personer i en ”testpanel”.
-Vi provsmakade och diskuterade alla möjliga aspekter som smak, konsistens, färg och hur den vara att tillaga. Därefter sammanfattade vi åsikterna och enades om ett betyg för varje kriterium. Om produkten inte uppnådde viss poäng gavs den ett belastningspåslag i utvärderingen.
Helena Wallbom lyfter fram arbetet i referensgruppen tillsammans med kostexperter inom kommunen.
-Den delen har fungerat otroligt bra. Alla i gruppen har visat stor förståelse för upphandlingens alla procedurer och ett enormt engagemang. Det är också imponerande vilka kunskaper som finns inom kostenheten.
I olika delar har Sandvikens kommun hämtar inspiration från Inköp Gävleborg, Upphandlingscenter Falun-Borlänge samt Enköpings kommun i det senaste årets arbete med livsmedelsupphandling.
Kommunens sex delområden har varierande volymer från de större områdena kött/chark samt en gruppering med frysta varor och konserver, till mindre områden som ägg och färskt bröd som ska vara ”anbudsvänliga” för små, lokala leverantörer.
Det första delområdet som gått till tilldelningsbeslut lockade bara två anbudsgivare. Det var visserligen i linje med kommunens förväntningar, men också ett tecken på svårigheterna att intressera lokala företagare.
Kommunen har försökt närma sig lokala producenter genom tydliga kravställningar som i viss mån anpassats för att främja upphandling av närproducerat samt en inventering av den lokala marknaden.
-Intresset finns där, men det är svårt att fånga upp lokala producenter och i slutändan få in anbud från dom själva eller deras samarbetspartners. Här behöver vi arbeta mer med information, råd och stöttning, säger Helena Wallbom.
-Många lokala producenter har ingen vana att göra affärer med kommunen och hur skulle kunna ha det? Det är ju ändå ganska nytt och även om vi är en stadig och bra kund så kan vi nog upplevas som rätt krångliga att ha och göra med genom olika kravställningar och mycket administration.
I årets upphandlingar har kravnivåerna höjts för en hel del produktområden, från basnivå till mer avancerad nivå eller spjutspetsnivå.
Upphandlingsmyndighetens kriterier har använts men kommunen har också satt egna krav för vissa produktgrupper eller produktnivåer.
Sandvikens kommun arbetar efter uppsatta mål för att öka andelen av serverade rätter som innehåller ekologiska livsmedel. Målet för 2018 var 30 procent och kommunen nådde då 33 procent. För 2019 är målet 35 procent.
Med sina omkring 39 000 invånare är Sandviken den näst största kommunen i Gävleborgs län.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer