“Färre överprövningar med upphandlingspsykologi”

Glöm juridiken! Den kan vi tillräckligt av. Det som skulle kunna hjälpa oss att bli bättre på upphandling är upphandlingspsykologi.
Genom upphandlingspsykologi kan man bli bättre på att göra lyckade upphandlingar och undvika överprövningar. Genom upphandlingspsykologi kan man på lång sikt få slut på tidningsrubriker om upphandlarnas dåliga kompetens och ta bort den negativa klangen på ordet upphandling.

Vad är då upphandlingspsykologi? I stället för att betrakta upphandlingsprocessen som ett regelverk av tidpunkter, formalia och regler för kvalificering och utvärdering, tittar man på en upphandling som en relation mellan flera parter där man i förväg vet att det kommer att finnas vinnare och förlorare.

Hur tacklar man de olika parterna i en sådan tävlingsprocess så att även förlorarna känner sig respekterade? Hur säkerställer man att alla känner sig rättvis behandlade?

Jag har tio års erfarenhet som upphandlings- och anbudskonsult och har studerat upphandlingsprocessen både ut-ifrån upphandlarnas och anbudsgivarnas perspektiv. Det har gett mig insikt att psykologi spelar en avgörande roll i en upphandlingsprocess, faktiskt lika stor som de juridiska aspekterna.

Ett exempel på när psykologi är ett måste är den kritiska punkten när tilldelningsbeslut skickas. Många upphandlare gömmer sig direkt efter tilldelningsbeslutet och svarar inte i telefon eller om de svarar, så blir svaret väldigt kort och reserverat. De tar sig inte tid att förklara för anbudsgivande företag som har lagt massvis av resurser, tid och framför allt hopp(!) i en upphandling varför resultatet blev som det blev.

Företagen blir misstänksamma att någonting har gått fel när bemötandet är nästintill obefintligt, eller så blir de arga för att de inte möts av respekt, dialog och öppenhet.

Ett sätt att göra ett bättre upphandlarjobb och förebygga överprövning är exempelvis att ringa upp företagen som deltar i upphandlingen och personligen berätta om resultatet, i samband med en tilldelning. ”Men är det tillåtet”, skulle många utbrista och invända att alla ska behandlas lika och få lika information vid samma tillfälle.

Så klart ska principen om likabehandling beaktas men inte tillämpas som att alla ska få lika lite information och lika dåligt bemötande.

I dag är upphandlare rädda för att säga för mycket, men faktum är att företagen uppskattar uppriktig feedback på sina anbud i stället för att endast bli hänvisade till det skriftliga tilldelningsbeslutet och upphandlingsprotokollen.
Det tar kanske en timme att genomföra ett par samtal, men det kan ge besparingar i form av utebliven överprövning, goodwill och goda relationer.

Milena Parashkevova
upphandlings- och anbudskonsult
Upphandling Direkt