Funktion: viktigt behålla handlingsfrihet

Behåll handlingsutrymmet som en funktionsupphandling ger under hela processen och se möjligheter med att mixa funktions- och utförandekrav. Det är ett par råd för att lyckas med att upphandla funktion från Lennart Borghagen

Lennart Borghagen har bland annat erfarenhet från FMV:s teknik- och funktionsupphandlingar. Foto: Daniel Wadenius

I sin mission för att sprida nyttan med att upphandla funktion möter Lennart Borghagen en mängd missuppfattningar.

-Det börjar med LOU där vissa ser hinder med att upphandla på det sättet. Men det är absolut inte så att det skulle vara mindre tillåtet att upphandla funktion än utförande. I både fallen är det frågan om hur man ska göra det, inte om man får. Ett annat missförstånd är att funktionsupphandlingar skulle vara ett eget upphandlingsförfarande i LOU. Funktionsupphandling kan man använda i flertalet upphandlingsförfaranden.

-Jag möter också ibland uppfattningen att en funktionsupphandling måste innebära en form av innovationsupphandling. Man fastnar i begreppsförvirring, vilket är olyckligt. Upphandling av funktion har förekommit länge – för egen del har jag erfarenhet av det från 70-talet och framåt – och att LOU numera tillkommit förändrar inte de möjligheter som finns, säger Lennart Borghagen, som har lång erfarenhet som inköpsdirektör och vana från komplexa funktions- och teknikupphandlingar för bland annat Försvarets materielverk.

Valet behöver inte stå mellan antingen funktionskrav eller utförandekrav, tillägger han:

-Tvärtom. Dessa kravtyper går alldeles utmärkt att kombinera i samma upphandling och det är faktiskt att föredra många gånger.

Funktionsupphandlingar lämpar sig väl för inköp av sådant som inte finns eller som man inte vet finns på marknaden. Lennart Borghagen ser det som att beställaren skaffar sig handlingsutrymme och breddar marknaden för potentiella leverantörer.

– Det är ett bra sätt att stärka konkurrensen i en upphandling genom att bredda leverantörskretsen men det gäller också att ta hänsyn till att alla företag inte klarar av att vara funktionsleverantörer. En upphandling med funktionskrav bör utformas på ett sätt som gör det möjligt för många företag att leverera lösningar, säger Lennart Borghagen.

-Det kräver lite utvecklingskänsla – att gå utanför boxen – att utforma funktionskrav på ett tydligt och transparent sätt. Men många gånger tror upphandlare att det är svårare än det egentligen är.

Han tycker också att det finns missuppfattningar kring att funktionskrav skulle vara svårare att utvärdera och följa upp.

-Det är inte alls min erfarenhet. Skillnaden i utvärderingsfasen är egentligen att man utvärderar olika lösningar som erbjuds, inte samma lösning från olika leverantörer.

-Men se upp så att din funktionsupphandling inte tillåts ändra karaktär till att bli utförandeupphandling under processens gång. Det är viktigt att som upphandlande myndighet eller enhet behålla den ökade frihet som funktionskonceptet ger, säger Lennart Borghagen.

Vad kan problemet vara?

-Inte sällan föreslår en leverantör en viss lösning och att man sedan låser fast sig vid den lösningen i avtalet. Då försvinner funktionstänket och den handlingsfrihet som följer med detta.

-Man kan tänka i termer att leverantörer försöker undvika att ta ansvar – för nog är det så – och att det därmed ligger i deras intresse att låsa in beställaren i ett avtal om en specifik lösning. Detta är inte i ditt intresse som upphandlare när du vill upphandla den lösning som avser att tillfredsställa ditt behov.

Den 19 september är Lennart Borghagen kursledare för Upphandling24:s utbildning Upphandla funktion i praktiken.

Mer finns att läsa om utbildningen här.