Hög tid för myndigheter att ansluta sig till Peppol

I går godkändes samtliga acceptanskontroller som Ekonomistyrningsverket, ESV, genomfört hos leverantören Opuscapita. Nu kommer flera svenska myndigheter att påbörja sin anslutning till Pan-European Public Procurement On-line, Peppol, ett nätverk för elektronisk handel och e-inköp.  Sammanlagt öppnar ramavtalet dörren för 225 myndigheter, bland dem Finansinspektionen och ESV, att ansluta sig till nätverket.

ESV tecknade i april i år ett omfattande statligt ramavtal med Opuscapita kring hantering och distributionen av fakturor till myndigheters kunder. Avtalet omfattar både e-faktura, pappersfaktura och arkivering av räkenskapsinformation enligt bokföringslagen.

Syftet med ramavtalet är att skapa en enkel och naturlig anslutning till Peppol. Genom nätverket får användarna tillgång till samtliga köpare och säljare som är anslutna internationellt. Det finns i dag över 100 000 registrerade användare av Peppol. År 2014 var den siffran en tiondel så stor – 10 000.

I Danmark och Norge finns redan ett förbud mot pappersfaktura i offentlig sektor vilket har gynnat utvecklingen av elektronisk fakturering i hela näringslivet.

Matts Ek, Head of B2B onboardingprogram, Opuscapita Sverige, berättar att det är hög tid att ansluta sig eftersom det är obligatoriskt krav på e-faktura hos statliga myndigheter redan 2018.

Vad är de viktigaste utmaningarna för myndigheter som tänkt ansluta sig?

– Att på kort tid förhålla sig till statens kravställning som innebär ett obligatoriskt krav på e-faktura redan 2018. Tillsammans med att i tid hantera omställningen som krävs för att uppfylla framtida krav på regelefterlevnad och kontroll. Det kan vara en utmaning och kräva resurser för myndigheterna att genomföra denna transformation parallellt med pågående projekt. Därför är det viktigt att det blir en prioritet bland myndigheterna redan nu.

Några viktiga erfarenheterna från Danmark och Norge som hunnit längre än Sverige?

– Den erfarenheten som sticker ut är att de har gjort det obligatoriskt att använda elektronisk fakturering. Därför är det inte längre aktuell att utbyta någon typ av räkenskapsinformation på annat sätt än elektroniskt. Att staten så tydligt visar vägen och stödjer en enda standard skapar förutsättningar för en gynnsam utveckling av elektronisk fakturering i hela näringslivet. Både Norge och Danmark har också visat på vikten av att göra informationen kring avropet lättillgängligt och enkelt. I Sverige har vi tillsammans med ESV skapat ett avropspaket som finns tillgängligt för alla på ESV:s hemsida, samtidigt som vi anordnar flertalet lanseringsmöten som syftar till att tillsammans med ESV informera myndigheter hur de på ett enkelt sätt kan ansluta sig.

Finns det några tekniska flaskhalsar nationellt när volymen ökar?

– Nej, inte från Opuscapitas sida. Däremot behöver vissa myndigheter uppgradera sitt utgående e-fakturaformat och sitt tekniska protokoll för att kunna stödja Svefaktura 2 med Peppol-kuvert. Genom ramavtalet etableras ett projekt mellan aktuell myndighet och Opuscapita, där dessa delar gemensamt arbetas igenom, och vid behov involveras den affärssystemleverantör som är aktuell i respektive fall.

Fanns det några särskilda krav från staten som var svåra att uppfylla?

– Nej, inte direkt svåra, men däremot fanns vissa pedagogiskt utmanande delar. Exempelvis avseende de meddelanden som vi som operatör lämnar om något inte är korrekt med filer och deras format. ESV ville att det skulle vara lätt att förstå informationen och vilken åtgärd kundreskontra skulle välja, även om meddelandet i sig är tekniskt. Därför har vi lagt ner ett omfattande arbete på att presentera den informationen på ett lättförståeligt och begripligt sätt, säger Matts Ek.