Inköpscentraler blir allt vanligare. Syftet med dem är att effektivisera upphandlingar på olika sätt. I stället för att hundra myndigheter upphandlar blir det en enda samordnad upphandling.
Detta kan fungera men för kvalificerade tjänster är förlusten många gånger större än vinsterna med inköpscentraler då det finns risk att konkurrensen uteblir.
Samordnade upphandlingar är bra. Men då ska det vara ett mindre antal myndigheter som går samman. Myndigheterna bör ha liknande behov och finnas på samma regionala marknad. Det är också viktigt att de som ingår i den samordnade upphandlingen är förpliktade att köpa från avtalet. Först om dessa villkor är uppfyllda går det att få effektivitetsvinster utan att äventyra konkurrensen.
När jag jobbade på Statskontoret/Verva (dåtidens motsvarighet till Statens Inköpscentral) fick jag den svåra uppgiften att upphandla it-konsult-
tjänster. Efter en omfattande förstudie stod det klart för mig att det är vare sig rätt eller gagnar myndigheter runt om i Sverige att upphandla ett landsomfattande avtal. Vi fattade ett beslut om att upphandlingen enbart skulle omfatta myndigheter i Stockholmsområdet. För att klargöra omfattningen och åtagandet för såväl oss som för potentiella leverantörer fick samtliga myndigheter som var intresserade lämna in ett aktivt åtagande. På så sätt kunde vi binda dem hårdare till att tillämpa avtalen.
Till detta måste man väga samman konkurrensen och begreppet value for the money. Konkurrensen och nyttan kan sättas ur spel när inköpscentraler upphandlar för så många parter. Det skapar ett monopol för de leverantörer som får leverera till ett flertal myndigheter under en period på 4 år. Det genererar även färre upphandlingar för leverantörer att konkurrera om samtidigt som de som får avtal får ensamrätt att leverera till hundratals myndigheter.
Det finns inte heller någon förpliktelse från deltagande myndigheter att använda avtalet.
Att två eller tre myndigheter med liknande verksamhet såsom Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten och Domstolsverket går ihop och upphandlar samordnade avtal är ett bra alternativ för såväl myndigheterna som för leverantörerna.
Myndigheterna får högre kvalitet när kraven inte behöver anpassas till hundratals myndigheter och därmed blir de inte heller alltför generella. Samtidigt skapas fler upphandlingar för leverantörer att delta i och därmed kan flera leverantörer erhålla avtal inom den offentliga sektorn. Det kan i sin tur kanske generera färre överprövningar.
Till råga på allt så tvingas oftast Inköpscentraler att ha ett ”enkelt” avropsförfarande då avropande myndigheter inte känner deltagit i kravställningen. Detta resulterar oftast i att avtalen rangordnas, ibland med kombomodell som innebär att myndigheterna kan anpassa avropen därefter och ibland med förnyad konkurrensutsättning.
Det senare förfarandet är så pass krångligt och svårt att tillämpa på dessa generella avtal att myndigheten oftast avstår från att avropa och ändå genomför en egen upphandling.
Inköpscentralernas upphandlingar av kvalificerade tjänster för flera tiotals eller hundratals myndigheter känns varken bra för köpare eller säljare. Däremot kan mindre, samordnade upphandlingar för en handfull myndigheter vara effektiva och ändamålsenliga för köparna och därmed kan även konkurrensen tillvaratas.
Med detta sagt anser jag att de nationella inköpscentralerna i Sverige behöver analysera inom vilka områden det lämpar sig och är effektivt att ha nationella ramavtal.
Michaela Kanti
upphandlingskonsult
Sopra Steria
Hej Michaela och övriga i den offentliga affären!
Du har rätt att det finns risker men för mig är inte samordning problemet utan det är som vanligt i alla tjänsteproduktion tillämpningen som avgör om det blir bra eller inte, så även i fallet med samordning av upphandling.
För mig som samordnar upphandling för 10 kommuner är dialogen med beställaren på alla nivåer, strategisk som operativ likväl som marknadsdialogen det som avgör om avtalen ska vara till värde och nytta för beställare, brukare och medborgare.
Så låt oss prata om det som är orsaker till bra eller obra – ledning, styrning, kompetens vad avser rätt kompetens och rätt mängd kompetens.
Vi ses
//Johan Almesjö
Jag ansluter mig till din bedömning Johan. Det är långt kvar innan vi nått optimal samordning på nationell, regional och lokal nivå. Upphandlingar är mycket resurskrävande och stödet från Inköpscentraler underlättar mycket.
Hej Johan
I grund och botten håller jag med dig fastän jag tycker att bilden är mer komplex än så. Dock vill jag tydliggöra att artikeln inte enbart handlar om Inköpscentraler utan snarare om att analyser behöver göras för att avgöra vilka tjänster som passar för en centralliserad upphanling genom en Inköpscentral.
Artikeln handlar om att kvalificerade tjänster inte bör upphandlas av en Inköpscentral. Många leverantörer av kvalificerade tjänster är små eller medelstora samt har en lokal närvaro. Detta är även önskvärt av många köpare. Dessa leverantörer av kvalificerade tjänster kommer genom en upphandling genomförd av exemplevis Statens Inköpscentral, att uteslutas från hundratals potentiella köpare under en mycket lång tid och det är just detta som kan hota konkurrensen. I övrigt anser jag att samordnade upphandlingar med rätt kompetens och rätt inputs från beställare som vet vad de vill ha, är bra.
Mvh,
Michaela Kanti
Godmorgon!
Så rätt Michaela, analysen måste ske för att åstadkomma önskvärda effekter där svaren bildar strategi för det som önskas. Min bild är att drivkrafterna lite för ofta består i att få ett avtal på plats snarare än att få rätt avtal på plats. För mig är detta en av rotorsakerna när det kan bli fel i den offentliga affären och detta grundar sig i bristande strategisk ledningskompetens vilket för mig är både strukturer som inte är på plats och kompetens i ledningsfunktioner. Går vi vilse där är risken uppenbar att vi släpper fram fel drivkrafter.
//Johan