Spara pengar och miljö genom att inte skriva ut så mycket. Det kanske mest förvånande med budskapet om att tänka till innan man skriver ut är att det kommer från en skrivarleverantör som Lexmark där intäkter från toner- och bläckförsäljning är avgörande.
Enligt de undersökningar som Lexmark gjort kostar utskrifter mellan fyra och tolv tusenlappar per anställd och år. Tillverkande industri har lägre kostnader än exempelvis myndigheter.
– Kunskaperna inom myndigheter och företag om vad utskrifter faktiskt kostar inte så stora som man kan tro, säger Renaud Deschamps, chef för Lexmark i Frankrike, som konstaterar att greppet om exempelvis pc-kostnaderna är betydligt bättre.
Analysföretaget Gartner redovisar kostnaden på ett annat sätt än Lexmark, till mellan en och tre procent av omsättningen, men utläggen för utskrifter hamnar på ungefär samma nivå. I genomsnitt skriver, allt enligt en Ipsos-studie, en anställd i ett europeiskt företag ut 34 sidor varje dag. Papperskonsumtionen per anställd ligger på 50–75 kilo.
– Att sänka utskriftskostnaderna med 20–40 procent är faktiskt inte särskilt svårt, säger Renaud Deschamps som ser ett tydligt intresse för att pressa de utskriftsrelaterade kostnaderna.
Flytt blev starten
När Lexmark flyttade sitt Frankrikekontor från La Défense till Parisförorten Suresnes passade man på att leda sin spartes i bevis. Hittills har 150 kundföretag varit här och kikat på resultatet.
Innan flytten hade kontorets sammanlagt 120 medarbetare 67 skrivare. Idag delar de på 22 nätverksanslutna skrivare.
– Ingen har längre egen skrivare på skrivbordet utan använder centralt placerade maskiner, som också fungerar som skanner, berättar Jean-Louis de la Salle vid en rundvandring på kontoret.
Skrivarna är placerade centralt på varje våning. För att medarbetarna inte ska behöva gå mer än sju meter för att hämta en svartvit utskrift (och dubbelt så långt för färg) finns det även skrivare i var sin ände av respektive kontorsvåning.
Minskningen av antalet skrivare underlättar service och logistik. Stora moderna skrivare kan larma via e-post när de behöver service och ny toner. För små skrivare, som ofta har olika kassetter för olika modeller, måste detta göras manuellt, vilket kräver ett välfyllt lager.
– Vårt enskilt bästa spartips är att alltid använda papprets båda sidor, fortsätter Jean-Louis de la Salle. Här på kontoret är duplex standardvalet i utskriftsdrivrutinen och den som vill skriva ut enkelsidigt måste klicka en del extra.
Inga onödiga utskrifter
Spartips nummer två är att eliminera onödiga utskrifter. De anställda ombeds tänka till – behövs detta papper?
– Statistiken säger att ett av sex papper som skrivs ut går, oläst, direkt i papperskorgen, säger Renaud Deschamps.
Intill delade skrivare brukar det stå en rejält dimensionerad papperskorg. Folk skriver ut av misstag och glömmer att hämta sina utskrifter. Här ligger det faktiskt bara några muggar från den närbelägna kaffemaskinen i papperskorgen.
Hos Lexmark i Suresnes kan inga utskrifter göras direkt från datorn. För att få ut utskriften krävs att man går till skrivaren och drar sitt id-kort i en läsare. Via en tryckkänslig bildskärm beordras utskrift – eller tömning av sin skrivarkö.
– På detta sätt löser vi även sekretessproblemet med delade skrivare, säger Renaud Deschamps. Konfidentiella dokument blir aldrig liggande i skrivaren.
Genomtänkta utskriftsrutiner för konfidentiella dokument är viktigt. När TNS Sofres intervjuade 2 500 kontorsanställda i Frankrike, Tyskland, Storbritannien, Spanien och Italien medgav 64 procent av de tillfrågade att de antingen lämnat eller hittat konfidentiella dokument i en nätverksskrivare vid minst ett tillfälle. Hela 78 procent sa sig vara oroade över säkerheten när de skriver ut konfidentiella dokument.
Onödigt att byta allt
Deschamps berättar att företagets jurist, av just sekretesskäl, höll hårt i sin personliga skrivare vid flytten till Suresnes. Ett bevis för att lösningen fungerar bra är att den fortfarande står ouppackad i hennes rum.
– Alla kan skriva ut på vilken skrivare som helst i byggnaden, fortsätter Jean-Louis de la Salle. Skulle en skrivare gå sönder, det händer, så betyder det inte katastrof.
I samband med kontorsflytten gjordes en översyn av utskriftsbehovet. Besparingar görs genom att använda skrivarmodeller som är anpassade för de olika volymer och behov av exempelvis färg och A3-format som är aktuella på de olika våningarna.
– I och med att personalstyrka, arbetsuppgifter och annat kontinuerligt förändras måste den analysen göras om lite då och då.
Placeringen av skrivarna är förstås viktig – allt för att balansera maskinekonomi mot personlig effektivitet.
– Däremot krävs det inte att man, som vi gjorde, byter hela skrivarparken eller ens väljer skrivare från en och samma leverantör, för att spara, poängterar Jean-Louis de la Salle.
Sparar ett ton papper
På dessa förändringar sparar Lexmark ordentligt. Den årliga förbrukningen av papper har minskat 49 procent från 508 000 ark innan flytten. Ett ton papper sparas.
Behovet av tonerkassetter har gått från 64 till 36 stycken beroende på förändringar i den maskinella utrustningen. Färre och modernare skrivare reducerar dessutom energinotan med 64 procent.
– Många tror att tonerkassetterna är det som påverkar miljön mest vid utskrifter när det i själva verket papperet som har absolut störst miljöpåverkan, summerar Lexmarks miljöexpert Béatrice Marneffe.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer