Många vill föra dialog men kommer in för sent

Niklas Tideklev, strateg med ansvar för innovation på Upphandlingsmyndigheten kommer att medverka på Dialogkonferensen 2017. Där kommer han, under rubriken “Dialog främjar innovation och utvecklar verksamheten” prata om hur man genom dialog mellan det offentliga, leverantörer, brukare och andra aktörer skapas goda förutsättningar för att utveckla den offentliga affären. .

Han menar att, rätt använt, kan den tidiga dialogen öppna upp till en förbättrad konkurrens så fler företag kan och vill delta i offentliga upphandlingar.

– Många branscher har en hög utvecklingstakt. Nya varor och tjänster, aktörer och affärsmodeller gör att det nästan är omöjligt att vara uppdaterad inom alla områden där exempelvis en kommun upphandlar. Med en dialog så inhämtas aktuell kunskap som genom mer ändamålsenliga krav och villkor i upphandlingsdokumenten kan främja eller stimulera utvecklingen både hos företagen och i den egna verksamheten, säger Niklas Tideklev till Upphandling24.

Enligt honom finns det många olika sätt att föra en tidig dialog.

– Man kan bjuda in till större möten, enskilda möten, att besvara skriftliga frågor på olika sätt exempelvis genom RFI:er eller ställa frågor genom ett enkelt telefonsamtal. Olika metoder kan också kombineras i en upphandling och det är möjligt att bjuda in öppet eller ett urval av leverantörer. Vilken metod som används kan exempelvis bero på den upphandlande myndighetens förkunskaper inom området, upphandlingens volym, den strategiska betydelsen för verksamheten eller hur den aktuella leverantörsmarknaden ser ut och fungerar.

Niklas Tideklev pekar dock på vikten av att under alla steg i inköpsprocessen förhålla sig till de grundläggande principerna och säkerställa öppenhet och likabehandling.

– Sen är det viktigt att på allvar beakta den information som man får i den tidiga dialogen så att man inte raserar det förtroende som dialogen ska lägga grunden till.  Men den allra största risken skulle jag säga är att det inte förs föra någon dialog alls. Om man inte för dialog ökar ju risken för att de krav och villkor som ställs blir irrelevanta eller får oanade konsekvenser på priset eller kvaliteten och ännu allvarligare – att man inte har uppmärksammat lösningar som bäst skulle kunna möta verksamhetens nuvarande och framtida behov.

Finns det andra sätt att föra dialog som främjar innovation och utveckling?
– Dialog bör och kan föras ständigt före, under och efter den formella upphandlingsprocessen, inte bara med företag utan även med intressenter, medarbetare, brukare etc. Det handlar ju om att bygga partnerskap och förtroende genom dialoger som inte enbart är kopplade till specifika upphandlingar. Det kan också handla om att föra dialog om att åstadkomma innovation och utveckling under avtalsperioden.

Varför tror du många upphandlare drar sig för att använda dialog?
– Det är väldigt viktigt för oss att lyssna in och ta del av alla erfarenheter som finns från små kommuner till större statliga myndigheter. Vi träffar därför väldigt många upphandlare och diskuterar dessa frågor och det som nästan alla upphandlare lyfter är ju bristen på tid för att kunna avsätta tillräcklig tid i den förberedande fasen. Många upphandlare vill föra dialog men de kommer ofta in för sent i inköpsprocessen.

Niklas Tideklev berättar att de träffar verksamhetsansvariga och beställare för att informera om behoven av att avsätta resurser och arbeta tvärfunktionellt, men också vikten av att föra mer dialog både internt och externt.

– Ansvaret ligger ofta hos dessa roller och funktioner snarare än hos upphandlarna. Vi har ju också sett att mer tid i den förberedande fasen ofta leder till mindre frågor och svar och bättre relationer under upphandlingen och avtalsperioden.

– Sedan finns det osäkerheter kring hur dialog kan föras så att man inte bryter mot principerna mot likabehandling och öppenhet. Här arbetar vi med att ta fram exempel, filmer och vägledningar för att visa att det går alldeles utmärkt att föra dialog och samtidigt upprätthålla dessa viktiga principer, säger Niklas Tideklev.

Läs mer om Dialogkonferensen här!