Den dåvarande regeringen gav hösten 2014 Statens servicecenter och Riksarkivet i uppdrag att undersöka förutsättningarna för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst. De båda myndigheterna rekommenderade våren 2015 att projektet skulle fortsätta med kravställning och upphandling – under förutsättning att regeringen bidrar med finansiering. En etablerad e-arkivtjänst anses innebära en minskad investeringskostnad och på sikt en stor besparing för staten som helhet. Besparingarna bedöms bli större ju fler myndigheter som ansluts.
Sju pilotmyndigheter utsågs av regeringen att delta i projektet: Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Pilotmyndigheterna skrev också på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till tjänsten.
Nu har de fått klartecken.
– Statens servicecenter står precis inför att offentliggöra upphandlingen. Vi kommer att upphandla en sammanhållen tjänst för e-arkiv, det vill säga systemstöd, drift och konsulttjänster i en och samma upphandling. Upphandlingen kommer att inledas i början av maj och pågå till och med första kvartalet 2018, säger Cia Jarehov, projektledare på Statens servicecenter.
Efter offentliggörandet av upphandlingen inleds det första momentet som är ett ansökningsförfarande där de selekterar ut sökanden.
– Andra momentet är själva dialogen där vi tillsammans med utvalda leverantörer utformar ett slutgiltigt förfrågningsunderlag, det vill säga själva kravställningen. Tredje momentet blir en konkurrensutsättning där endast de som deltagit i dialogen får svara. Selekteringen av sökanden sker redan innan sommaren, dialog och slutlig utformning av krav för villkor av tjänsten samt konkurrensutsättning av färdigt förfrågningsunderlag sker i höst, säger Cia Jarehov.
Statens servicecenter har beslutat att använda konkurrenspräglad dialog som upphandlingsform i projektet. En ny version av lagen om offentlig upphandling, LOU, som trädde i kraft vid årsskiftet öppnar upp för upphandling i dialog.
Fördelen med den nya upphandlingsformen är, enligt Cia Jarehov, att den ger möjlighet att i samverkan med leverantörerer utforma förutsättningarna för den bästa e-arkivlösningen för statsförvaltningen.
– Det är en stor och komplex upphandling och vi tror att den här upphandlingsformen passar perfekt. Upphandlingsformen ger möjlighet till ett närmare samarbete med leverantörer i branschen och minimerar därmed tolkningsproblem både under upphandlingen och den kommande avtalsperioden, säger Cia Jarehov.
Hon berättar att målet med att inrätta e-arkivtjänsten är att skapa förutsättningar för ett ökat och effektivare digitalt bevarande och tillgängliggörande av offentlig information inom statsförvaltningen.
– På lång sikt ser vi stora möjligheter till effektivisering genom att erbjuda myndigheterna en e-arkivtjänst där myndigheterna kan e-arkivera med standardiserade metoder och arbetssätt. Det handlar helt enkelt om att använda statens resurser effektivare, säger Cia Jarehov.
Det första som händer sedan upphandlingen är avslutad är att ansluta de sju pilotmyndigheterna: Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Länsstyrelsen i Stockholms län, Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Post- och telestyrelsen samt Statens fastighetsverk.
– Efter det kommer projektet att avslutas och kunder och förvaltningsobjekt kommer att lämnas över till förvaltningsorganisationen, säger Cia Jarehov.
Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar “Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!
E-arkivtjänsterna ska enligt huvudregeln givetvis upphandlas av de myndigheter som vill ansluta sig. Anslutande myndigheter får därför inte bara köpa tjänsten från Statens Servicecenter, eftersom undantagsreglerna om s k intern upphandling i LOU inte är tillämpliga.