Nya tjänster gav önskad effekt

– Det har blivit så bra och idag kan vi möta de förväntningar som finns på råd och service i kommunorganisationen på ett helt annat sätt än tidigare, säger Linda Skarin, som är upphandlingschef i Uddevalla kommun (57 000 invånare).

2022 fick hon medel för att förstärka upphandlingsenheten. Valet föll på två nya tjänster som inköpare med uppdrag att ta sig an det glapp som fanns mellan verksamheten och upphandling.

– Deras roll handlar i huvudsak att stötta verksamheten och ge service och support. Lite som spindlar i nätet som kommer i kontakt med det mesta i kommunen.

– Inköparna finns tillgängliga för att svara på frågor och hantera vår funktionsbrevlåda. Tidigare låg ofta frågor runt direktupphandling omkring och flöt, nu kan vi styra upp de delarna. Inköparna jobbar också mot de inköpssamordnare som sitter på våra förvaltningar med månadsmöten för att ge stöd och gå igenom direktupphandlingar som är aktuella samt problem som kan behöva hanteras, säger Linda Skarin.

Hon tillägger att det skulle vara problematiskt att lägga motsvarande ansvar på enhetens upphandlare med ett behov för dem att fokusera på kärnuppdraget med att genomföra upphandlingar.

– Jag är övertygad om att det här förväntansglappet där verksamheten inte upplever att man får ordentlig hjälp från upphandlingsfunktionen finns i de flesta kommuner. Desto roligare då att den modell som vi använder slagit så väl ut och där vi nu också får bekräftelse från olika håll i verksamheten och från kommundirektören att man är nöjda.

Linda Skarin är inte sen att hylla de nya medarbetare som tagit sig an uppdraget. Lina Häggman och Kristin Karlsson anställdes som de första inköparna för tre år sedan. Kristin har sedan bytt till en tjänst som controller och Jennifer Eek Erikson har rekryterats till den lediga inköpartjänsten.

Att sätta rollerna har varit viktigt.

– Jag har varit tydlig med att beskriva rollen som att man måste gilla service och support, även om det kan handla om att svara på samma frågor om och om igen. Gillar du inte det, så är inte det här jobbet någonting för dig.

– Vi vill inte vara någon avskräckande funktion, ett rundningsmärke som man undviker att komma till. Därför har det varit viktigt att vara stöttande mer än en form av polis som påtalar fel, säger Linda Skarin.

Hon tar Skatteverket som exempel:

– Om en sån myndighet som hanterar stora belopp och viktiga beslut kan göra en förändring för att bli mer rådgivande och stöttande, så ska det absolut kunna fungera för kommunal upphandling.

– Ambitionen är att man inte ska uppleva att saker blir krångligare när man kontaktar upphandlingsenheten. Självfallet ska lagstiftningen följas. Jag ser ingen motsatsförhållande mellan det och att vi ska vara serviceinriktade, säger Linda Skarin.

Parallellt med de nya tjänsterna har upphandlingsenheten fått tillgång till ett nytt system för beslutsstöd – satsningar som hakat i varandra på ett sätt som överträffat de egna förväntningarna.

– Nu har vi helt andra förutsättningar att se vad som handlas och bryta ner siffror i olika jämförelser. Det gör att vi kan vara mer drivande, till exempel att knacka på någon del av organisationen och säga: hej, vi ser att ni beställt den produkten, här verkar det saknas avtal, hur kan vi lösa det?

Nästa steg är att gå från att ha koll på leverantörstrohet till att kunna se avtalstrohet.

– Mina controllers jobbar med den delen i form av små projekt som tar oss framåt. Det är rätt mycket hands on med att varje faktura behöver innehålla korrekta data, säger Linda Skarin.

– Vi har två controllers i organisation så sammantaget har vi det väl förspänt i Uddevalla kommun. Månadsvis sätter vi oss ner och går igenom siffror för att se lika mönster: hur ser leverantörstroheten ut? Vad har vi för avtal där vi närmar oss direktupphandlingsgränsen? Var saknas det avtal där det borde finnas? Och så vidare.

Ett utvecklingsområde som Linda Skarin nämner är internutbildning:

– Vi har kommit en bit på vägen där med ett material som inköparna tagit fram om direktupphandling. Men det kan behöva omarbetas för att nå målgruppen bättre och även ha viss variation beroende på målgrupp, säger Linda Skarin, som leder en upphandlingsenhet med elva tjänster.

Mer om Uddevalla kommuns ”upphandlingsresa” går att ta del av i ett avsnitt av podden På tal om affärer där Linda Skarin intervjuas av Erik Lindskog och Christopher Brand.