”Rusta för alla tänkbara fel”

Att sjukhus och sjukvård är beroende av en robust och kontinuerlig försörjning av förbrukningsmateriel och att det kräver planering borde vara en självklarhet.

De senaste dagarnas stabslägen i bland annat Örebro och Uppsala, som uppstått på grund av att verksamhetskritiskt materiel saknats, visar att den insikten inte alltid tycks finnas.

Att byta leverantör efter att man haft en kontinuitet med samma leverantör under 18 års tid innebär utmaningar. Under ett implementeringsprojekt kommer det med säkerhet uppstå fel och problem av olika slag. Därför behöver man i förväg planera för de möjliga risker som ett sådant byte för med sig.

När det handlar om något så fundamentalt som vården, där människors välmående och liv står på spel, får det inte uppstå problem av den här karaktären och med denna dignitet. Försörjningssystemet behöver helt enkelt fungera från dag ett.

Därför är det nödvändigt att rusta sig för både införandeproblematik och med backuplösningar för att hantera eventuella risker på ett bra sätt. En simulering och ett stresstest av hela försörjningskedjan är ett sätt att säkra att risker och avvikelsescenarier av olika slag har hanterats.

Genom att systematiskt gå igenom de möjliga felkällorna, sortera dem efter allvarsgrad och sannolikhet och därefter systematiskt gå igenom hur de ska hanteras innan de uppstår, är ett arbete som lönar sig i långa loppet.

I en robust försörjningskedja av sjukhusmateriel behövs reserver som buffert vid variationer i utbud och efterfrågan. För att etablera hur en ”rätt” balans mellan tillgängligt lager, lagerpåfyllnad och distributionsfrekvens ska se ut behövs stöd i form av rätt processer, transparens i informationsflöde och it-verktyg.

Med detta på plats så kan man stegvis realisera besparingar och öka effektiviteten utan att bristsituationer uppstår.

Kostnaderna för de nu uppkomna bristerna och påföljande stabslägen överstiger vida kostnaderna för den typen av investeringar. Vi kan bara föreställa oss vad en liknande brist på förbrukningsartiklar skulle innebära i katastrofsituationer som till exempel en kemolycka, en tågkrasch eller liknande.

I syfte undvika att upphandlingar som i detta fall blir generiska och där lägsta pris får styra, behöver upphandlande enheter säkra att rätt kompetens med avseende på försörjning, distribution, lagerhantering och ekonomi finns med i arbetet från början.

På samma sätt som att materialkonsulenter och användargrupper sitter med och testar fysisk kvalitet på produkter och deras egenskaper, så bör detta vara en naturlig del när man ska ”testa” och utvärdera hur bra ett offertsvar är som berör en eller flera regioners försörjningskedja för sjukvårdsmateriel.

Högst på regionpolitikernas agenda borde därför vara att få processer och kvalitetssäkrande system på plats som stöder upphandlande team i deras fortsatta arbete.

Det finns lösningar för de problem som uppstått och expertkompetens som kan stödja och hjälpa i detta förändringsarbete.

Vidare är det viktigt att säkra etablering av ledningssystem och processer så att det dagliga arbetet med materialförsörjningen präglas av kvalitet och kontinuitet.  Att kravställa och därefter implementera en förändring av materialförsörjning i denna omfattning är mycket komplext och behöver rätt stöd.

Naturligtvis vill vi alla som medborgare att den svenska sjukvården ska hålla högsta klass men detta förutsätter faktiskt att de stödjande försörjningsprocesserna och kvalitetssystemen håller högsta klass!

Torgny Nilsson 
Healthcare advisor, CGI