Det finns ett uttalat mål att öka användningen av e-handel. Därför anser Ekonomistyrningsverket att myndigheter bör ställa tydliga krav på e-handel redan i upphandlingen och att upphandlare har en viktig roll i det arbetet.
ESV menar att myndigheter, genom att ansluta leverantörer till e-handelssystemen, kan göra det enklare för beställare att hitta varor och tjänster samt att se de aktuella priserna. Det blir, enligt ESV, därigenom lättare att handla rätt varor och tjänster från rätt leverantör till rätt pris.
Leverantörsanslutningar gör, enligt verket, också att uppföljningen av myndighetens inköp kan bli tydligare och mer innehållsrika. Statistik per avtal och avtalade produktområden kan ge underlag för det fortsatta strategiska arbetet med upphandling och styrning av inköp.
Ytterligare en vinst, enligt ESV, är att leverantörer som skickar elektroniska fakturor bidrar till en bättre miljö och till att minska myndigheternas hanteringskostnader. Att skriva ut fakturor på papper för att sedan skanna in dem som bilder, samt tolka den information som ska hanteras i det elektroniska arbetsflödet, medför ökad risk för fel, menar ESV. Det i sin tur kan medföra ökade kostnader för myndigheten.
ESV menar att ett bra sätt att arbeta strategiskt med e-handelsfrågor är att redan vid upphandlingen ställa krav på e-handel och e-faktura. ESV följer upp hur myndigheterna arbetar med krav i upphandlingar, med strategier och planer inom e-handelsområdet samt följer utvecklingen av andel e-fakturor hos myndigheterna.
– Vi tror också att genom att fler nyttjar e-handel så höjs kvaliteten i hela processen från beställning till upphandling, betalning och uppföljning. Genom att öka digitaliseringen kommer onödig administration förhoppningsvis att försvinna, sa Upphandlingsmyndighetens generaldirektör, Inger Ek, i samband med att Statskontoret presenterat en rapport som visar att upphandling är den tredje största anledningen till administration hos myndigheter.
Som stöd har en handledning tagits fram. Handledningen riktar sig till upphandlingsansvariga och projektledare för e-handel på kommuner, landsting eller regioner samt statliga myndigheter. Syftet är att den ska vara en hjälp för att ställa krav på e-handel i samband upphandlingar av varor och tjänster. Handledningen menar att det handlar om att analysera den egna organisationens förutsättningar, att välja affärsprocess samt att utforma förfrågningsunderlaget.
Förutom handledningen finns det åtta mallar med exempel som omfattar beskrivande texter om e-handel och förslag till e-handelskrav i form av tilldelningskriterier och avtalsvillkor. Det finns även ett förslag på generell inledningstext som kan användas tillsammans med alla mallar.
Mallarna är publicerade i Word-format på SFTI:s webbplats, www.sfti.se
Handledningen har tagits fram av SKL, ESV och Upphandlingsmyndigheten som är SFTI:s huvudmän. I arbetsgruppen har också SKL Kommentus Inköpscentral och Statens Inköpscentral vid Kammarkollegiet deltagit.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer