Så stoppar du nollbud

Allt oftare lämnar företag nollbud eller extremt låga bud på delar av en upphandling. Så bemöter du som upphandlare taktiska bud och här är din arsenal av motvapen, enligt Eva-Lotta Sandberg, vd på Affärsconcept.

Med ett bra avtalsunderlag och en genomtänkt utvärderingsmodell kommer man långt. Fastprismodell, fastslagna gränser för lägsta pris och en aktiv avtalshantering är andra sätt att undvika strategiska anbud.

Varför ett företag lägger ett nollanbud är givetvis svårt att veta, men klart är att det förekommer. I grunden handlar det förstås om att leverantören är så angelägen att tilldelas ett visst kontrakt att ett extremt lågt bud anses motiverat för att affären ska vinnas. Den risk man spelar med är att det pressade priset på sikt leder till att företaget inte klarar av den utlovade leveransen. Den beställda varan eller tjänsten uteblir helt enkelt.

Men ett extremt lågt bud behöver inte nödvändigtvis vara ett problem. Det kan ju faktiskt vara en konsekvens av att ett företag kan utnyttja olika skalfördelar. Det kan också vara fråga om utveckling av nya och kostnadseffektiva metoder som ger företaget möjlighet att pressa priset rejält.

Ytterligare en förklaring kan vara prisdumpning där företaget kalkylerar med att ta en förlust på kort sikt för att slå ut en konkurrent eller etablera sig på marknaden. Några förbud att göra affärer som inte går med vinst finns ju faktiskt inte.

Kalkylerar med icke-leverans

Men för att återgå till den andra sidan av myntet, det vill säga de nollanbud som riskerar att lämna beställaren i en situation där en efterfrågad vara eller tjänst helt enkelt uteblir.

Grunderna bakom de här nollanbuden är inte helt enkla att ringa in, men ett exempel är en leverantör som helt frankt kalkylerar med att inte behöva leverera en viss tjänst. Läggs en beställning räknar företaget med att tacka nej och därmed avstå från att leverera det som efterfrågas.

En annat tänkbar förklaring till det mycket låga budet kan vara en leverantör som gör en allt för vågad satsning, som på sikt kanske visar sig sakna bärkraft.

Konsekvensen kan bli dålig lönsamhet och i förlängningen uteblivna leveranser av de avtalade varorna eller tjänsterna. Ett extremt lågt anbud kan också förklaras av felaktig eller dålig information i förfrågningsunderlaget.

Eva-Lotta Sandberg, vd på Affärsconcept, har följt utvecklingen
under flera år.

– Nollanbud är verkligen inget nytt problem. Det har förekommit länge och är särskilt vanligt vid köp av vissa tjänster. It-konsulter är ett exempel men under åren har det även förekommit inom en rad andra områden. Transporter, kontorsmaterial och flyttjänster är några exempel.

Nollbud går att hindra

Det finns en hel del som en beställare kan göra för att motverka nollanbud.

Basen är ett bra avtalsunderlag och en utvärderingsmodell som är ordentligt genomtänkt.

Med det som utgångspunkt kan vapnen mot nollanbud sedan se ut på lite olika sätt. Ett tillvägagångssätt är att använda sig av en fastprismodell. Det innebär att kostnaden för uppdraget slås fast i förfrågningsunderlaget och att konkurrensen mellan anbudsgivarna sedan bygger på andra kriterier än pris. Det kan exempelvis vara fråga om att tävla med bästa kvalitet.

”Ställ krav på lägsta tillåtna pris”

Eva-Lotta Sandberg, VD, Affärsconcept

Det är också viktigt att utvärderingsmodellen är verklighetsbaserad. Den prismodell som används ska spegla det verkliga nyttjandet av avtalet.

– Det finns exempel på anbud där några priser har satts mycket lågt eftersom leverantören räknar med att vissa tjänster inte kommer att efterfrågas i någon större utsträckning trots att de värderas högt i anbudet, säger Eva-Lotta Sandberg.

Det innebär att man som beställare alltså måste se till att man har en vettig utvärderingsmodell där varu- eller tjänstekorgen speglar det som man kommer att köpa.

Kräv lägsta tillåtna pris

Ytterligare sätt för att bekämpa strategiska nollanbud är att ställa krav på lägsta tillåtna pris.

– Befarar man att någon kan komma in med jättelåga priser kan man använda sig av krav som säger hur låga priserna får vara, säger Eva-Lotta Sandberg.

Här får alltså beställaren räknar fram vilket pris som är det lägsta som kan erbjudas i branschen med hänsyn till exempelvis rådande löneläge och sedan ange det som ett skall-krav i förfrågningsunderlaget. Det här är sättet kan användas vid köp av städtjänster eller liknande.

Omöjligt tacka nej

En genomtänkt avtalsformulering är också ett sätt att motverka de oönskade nollanbuden. Det innebär att det tydligt ska framgå av avtalsvillkoren att leverantören ska leverera till de erbjudna priserna. Det ska också framgå när det går att avböja leverans. Leverantören får inte ha systematiskt slutsålt på avtalade varor och tjänster, exempelvis konsulter. Det ska med andra ord inte gå att tacka nej hur många gånger som helst.

Det ska också framgå av avtalet om leverantören ska vara skyldig att tillhandahålla en ersättningsprodukt eller ersättningskonsult om det som erbjuds i anbudet är slut eller inte finns tillgängligt. Av avtalet ska också framgå på vilka grunder som en hävning av avtalet kan ske. Hanteringen av hävningen ska dessutom vara så tydlig och enkel som möjligt om leverans uteblir.

En bra avtalshantering är också ett sätt att skapa sämre jordmån för strategiska noll-anbud. Här handlar det om att som beställare följa upp skrivna avtal och att kontrollera att man får de varor och tjänster som man ska ha enligt kontraktet.

”Viktigt utse en medarbetare som äger frågan”

Uppföljningsmöten med företagets ledning bör vara en del av åtgärdspaketet, både för kontroll och för att få samarbetet att flyta bra. Som beställare ska man också skicka skriftliga varningar om det uppstår brister i leveranserna. Rättspraxis visar att de skriftliga varningarna bör vara minst tre.

– Här vill jag betona hur viktigt det är att en utsedd medarbetare äger frågan så att uppföljningsarbetet inte faller mellan stolar, säger Eva-Lotta Sandberg.

Hon understryker också betydelsen av att våga säga ifrån som beställare.

– Var inte för försiktig. Våga ifrågasätta och våga stå upp för avtalet.

Anbud går att utesluta

Men om nollanbud ändå kommer in, trots att upphandlaren har genomfört lämpliga mått och steg, finns åtgärder att vidta.

En upphandlande myndighet får slå ut ett anbud som är orimligt lågt. Men det får ske först efter att myndigheten har begärt en skriftlig förklaring till det låga anbudet. Kan inte leverantören ge en rimlig förklaring kan anbudet förkastas. Men frågan kompliceras av att några mått på vad som är ett ekonomiskt orimligt lågt anbud inte existerar. Vad som är rimligt eller orimligt måste avgöras från fall till fall och med hänsyn till den vara eller tjänst som det är fråga om.

– Min uppmaning är att köpare i större utsträckning ska våga utesluta de anbud som man bedömer som orimligt låga, säger Eva-Lotta Sandberg.