Så svarar roboten på LOU-frågor

Upphandling24 har ställt elva frågor till chattroboten Louis. Läs robotens svar och advokat Johan Sterns kommentarer till svaren, fråga för fråga. 

Men först, Johan Stern, vad ger du för samlat betyg på chattbotten Louis:

Mitt samlade betyg är klart underkänt. Det är egentligen bara två svar av elva som är nöjaktiga. Med tanke på att det handlar om juridisk rådgivning är det viktigt att de svar och råd som ges är korrekta. Det är allt för många svar som är direkt felaktiga, virriga och motsägelsefulla. Det är tydligt att roboten inte förstår skillnaden mellan olika lagar, och vad det kan innebära för svaret/rådgivningen.

Roboten uppvisar klara svagheter när det inte finns ett enkelt korrekt svar eller när det inte framgår tillräckligt med information i frågan för att kunna ge ett korrekt svar. Behovet av att kunna ställa motfrågor i samband med juridisk rådgivning blir väldigt tydligt. Alldeles oavsett svarar roboten alltid tvärsäkert, vilket är ett stort problem, så länge som den inte är hundraprocentig. Än så länge kan konstateras att roboten har mycket att lära.

Elva frågor som chattroboten Louis har besvarat:

Hur måste jag dokumentera en direktupphandling?
Enligt lag om offentlig upphandling och lag om upphandling inom försörjningssektorerna måste en upphandlande myndighet dokumentera genomförandet av en direktupphandling om upphandlingens värde uppgår till minst 100 000 kronor. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att myndigheten ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. I dokumentationen ska bland annat upphandlingsföremålet, avtalets tidsperiod, uppskattat värde, hur många som lämnade anbud och vilken leverantör som tilldelades kontraktet antecknas. Det är viktigt att dokumentera skälen bakom att direktupphandlingsker, förutom att det krävs enligt lag, eftersom myndigheter behöver samla in information om sina kontrakt för planering och uppföljning samt att leverantörer behöver känna till vilka avtal som myndigheten ingått och att de följs. Mer information om direktupphandling och dokumentation finns på Tendium’s Blog.

Johan Sterns kommentar: Ett bra svar, även om hänvisningen till LUF ter sig lite märklig. En hänvisning till relevanta lagparagrafer hade inte skadat.

Kan jag få ett straff om jag gör en direktupphandling där värdet på det jag upphandlar är 1,4 miljoner kronor?
Ja, om du gör en direktupphandling där värdet på det du upphandlar är 1,4 miljoner kronor kan du få ett straff. Enligt Lag om upphandling inom försörjningssektorerna får direktupphandling användas om värdet av upphandlingen beräknas understiga 1 200 000 kronor. Enligt Lag om offentlig upphandling är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor. Om du gör en direktupphandling som överskrider dessa belopp kan du bli tvungen att betala en upphandlingsskadeavgift, vilket är en typ av böter som kan hamna hos staten. Domstolen kan exempelvis besluta om upphandlingsskadeavgift om en upphandlande myndighet genomfört en otillåten direktupphandling. Avgiften är lägst 10 000 kronor och högst 10 miljoner kronor och får inte överstiga 10 procent av den aktuella upphandlingens värde.

Johan Sterns kommentar: Svaret är delvis korrekt, och användningen av begreppet ”straff” något missvisande. Roboten borde ha lagt till vart gränsen går för sociala tjänster och andra särskilda tjänster (bilaga 2), där beloppen är betydligt högre. Angående upphandlingsskadeavgiften framgår det inte att det är Konkurrensverket som för en sådan talan och under vilka förutsättningar. Svaret ger intrycket av att domstolen skulle kunna besluta om en sådan på eget initiativ.

Jag vill hyra en lokal där hyresvärden ska göra förändringar av lokalen inför inflyttningen. Hyresvärden ska bland annat inreda en speciell rengöringshall för de specialmaskiner vi använder, där det måste gå att köra in fordon som är fem meterhöga. Måste jag upphandla hyreskontraktet?
Nej, du behöver inte upphandla hyreskontraktet. Enligt Lag om valfrihetssystem får den upphandlande myndigheten ställa särskilda sociala, miljömässiga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Detta innebär att hyresvärden kan ställa krav på att lokalen ska anpassas efter dina behov utan att det krävs en upphandling. Det är dock viktigt att alla villkor för hur kontraktet ska fullgöras anges i förfrågningsunderlaget eller annonsen om valfrihetssystem. Om du vill ha mer information om hur du kan anpassa och omförhandla upphandlade avtal kan du besöka Tendium’s Blog.

Johan Sterns kommentar: Här blev det riktigt tokigt. För det första hänvisas till en helt irrelevant lagstiftning (LOV). För det andra blandar roboten samman hyresvärd och hyresgäst, och för det tredje hänvisas till mer information om hur du kan anpassa och omförhandla upphandlade avtal, vilket även det är irrelevant i sammanhanget. Sist men inte minst innebär detta troligen en allt för stor anpassning för att det ska falla under hyresundantaget.

Vi ska köpa juridiska tjänster där vi antar att värdet kommer att variera mellan 500 000 kronor och 2 miljoner kronor per år. Måste vi upphandla avtalet?
Ja, om värdet på de juridiska tjänsterna överstiger tröskelvärdet på 1 000 000 EUR (cirka 10,5 miljoner kronor) måste du upphandla avtalet enligt Skäl 122 i 2014/25/EU. Om värdet på de juridiska tjänsterna är lägre än tröskelvärdet kan du använda det enklare systemet, men det är fortfarande viktigt att följa de nationella reglerna för upphandling av tjänster. Du kan läsa mer om hur du kan genomföra en upphandling av juridiska tjänster i Lag om offentlig upphandling, Kapitel 5, § 12. Om du vill ha mer information om direktupphandling kan du besöka Tendium’s Blog och läsa artikeln ”Vad behöver du som leverantör veta om direktupphandling? Hur gör upphandlande myndigheter i praktiken?” där det finns information om hur direktupphandlingar hanteras och vilka beloppsgränser som gäller.

Johan Sterns kommentar: Svaret är väldigt spretigt och utgår av någon anledning först från direktupphandlingsgränsen enligt LUF och inte LOU, för att sen hänvisa till en i sammanhanget helt irrelevant bestämmelse i LOU (5:12) som handlar om beräkning av värdet av vissa tjänster. Hänvisningen till ”det enklare systemet” (19 kap.) kunde ha tydliggjorts tillsammans med en hänvisning till bilaga 2. Även märkligt att roboten börjar med ett ”Ja” när det av frågan framgår att kontrakten understiger 10,4 miljoner kronor. En hänvisning och resonemang kring advokatundantaget för vissa juridiska tjänster hade också varit lämpligt (3:22 LOU och 3:28 LUF).

Vi ska köpa tjänsten regummering av däck och räknar med att avtalet är värt 2 miljoner krornor. Måste vi upphandla?
Ja, om värdet på avtalet för regummering av däck är 2 miljoner kronor måste du upphandla avtalet enligt Lag om offentlig upphandling och Lag om upphandling inom försörjningssektorerna. Tröskelvärdet för direktupphandling av tjänster är 700 000 kronor enligt Lag om offentlig upphandling och 1 200 000 kronor enligt Lag om upphandling inom försörjningssektorerna. Om värdet på avtalet överstiger tröskelvärdet måste du genomföra en formell upphandling. Du kan läsa mer om tröskelvärden och hur du kan genomföra en upphandling av tjänster i respektive lagtext, Kapitel 19(a), § 2 i Lag om offentlig upphandling och Kapitel 19, § 2 i Lag om upphandling inom försörjningssektorerna.

Johan Sterns kommentar: Fel svar. Regummering av däck ingår bland sociala tjänster och andra särskilda tjänster (bilaga 2) och här är direktupphandlingsgränsen ca. 7,8 miljoner kronor för LOU och ca. 10,4 miljoner kronor för LUF.

Vi skickade tilldelningsbeslutet till anbudslämnarna den 21 april 2023 i en LOU-upphandling. Vilken är första dagen vi kan teckna avtal?
Efter att tilldelningsbeslutet har skickats ut till anbudslämnarna råder en avtalsspärr på minst tio dagar enligt Tendiums handbok. I detta fall, eftersom tilldelningsbeslutet skickades ut den 21 april 2023, börjar avtalsspärren att löpa från och med dagen efter detta datum, vilket är den 22 april 2023. Således kan du tidigast teckna avtal efter att avtalsspärren har löpt ut, vilket skulle vara tidigast den 2 maj 2023 enligt Tendiums handbok.

Johan Sterns kommentar: Svaret ter sig lite märkligt då det hänvisar till Tendiums handbok istället för relevanta lagparagrafer. Svaret är dessutom felaktigt då den tionde dagen infaller den 1 maj, vilket är en helgdag. Den så kallade söndagsregeln i lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid blir därför tillämplig på frågans förutsättningar. Anbudsgivarna har därför en möjlighet att överpröva tilldelningsbeslutet t o m den 2 maj, vilket innebär att det är möjligt att ingå avtal först den 3 maj. Upplysningsvis fungerar avtalsspärren som en överprövningsspärr, vilket innebär att det inte behövs ingå avtal den 3 maj för att ”stänga upphandlingen”, då den inte längre är möjlig att överpröva den 3 maj.

Två anbud har fått exakt samma poäng i en utvärdering. Kan vi välja vilket vi vill av anbuden? Om inte vilken metod rekommenderar du att vi använder för att särskilja anbuden?
Om två anbud har fått exakt samma poäng i en utvärdering kan du inte välja vilket du vill av anbuden. Du måste använda en metod för att särskilja anbuden. En metod som kan användas är att använda en så kallad ”avvägningsmetod” eller ”avvägningsmodell”. Detta innebär att du skapar en matris där du listar tilldelningskriterierna och deras relativa viktning. Sedan kan du gå igenom varje kriterium och bedöma vilket anbud som är bättre på det kriteriet. Om det fortfarande är oavgjort kan du använda en annan metod, till exempel att be anbudsgivarna att lämna in ett förbättrat anbud eller att använda en lottning. Det är viktigt att notera att alla metoder som används för att särskilja anbuden måste vara transparenta,
objektiva och icke-diskriminerande. Du kan läsa mer om anbudsutvärdering och utvärderingsmodeller på Tendium’s Blog.

Johan Sterns kommentar: Ett typexempel på en fråga som skulle behövt följdfrågor för att kunna besvaras på ett bra sätt. Det framgår inte av frågeställningen vilket förfarande som tillämpats eller värde på kontraktet. Förmodligen skulle förhandlingsspåret kunnat utvecklas samt rättspraxis kring lottning med mera. Beskrivningen av avvägningsmetod är intetsägande och svår att förstå.

Vi förlorade en process i förvaltningsdomstolen i ett upphandlingsmål för ca två veckor sen. Har jag tre veckor som vanligt på mig för att överklaga till kammarrätten?
Nej, när det gäller överklagande av beslut i upphandlingsmål gäller särskilda regler. Enligt Lag om valfrihetssystem, Kapitel 10, § 3, ska en ansökan om rättelse göras hos den förvaltningsrätt i vars domkrets den upphandlande myndigheten har sitt hemvist. Om du vill överklaga till kammarrätten krävs prövningstillstånd. En ansökan om prövningstillstånd ska ha kommit in till kammarrätten inom tre veckor från det att underrättelse lämnats enligt 8 kap. 2 §. Det är viktigt att notera att överklagandetiden är kortare än den allmänna överklagandetiden på tre veckor som anges i Förvaltningslagen § 44. Du kan läsa mer om överklagande av upphandlingsbeslut i Lag om valfrihetssystem, Kapitel 10, § 3 och på Tendium’s Blog.

Johan Sterns kommentar: Ett mycket svamligt och märkligt svar med hänvisningar till behörig domstol enligt LOV etc. Även om det korrekta svaret ges i näst sista meningen blir det svårt att förstå. Roboten svarar först att det inte är tre veckor som gäller för att några meningar senare slå fast att det är tre veckor som gäller. För att i meningen därefter säga att det är kortare tid, vilket är korrekt. 

Jag misstänker att en våra befintliga avtalsparter i ett LOU-upphandlat avtal har en underleverantör i Ryssland. Hur bör jag agera?
Om du misstänker att en av dina befintliga avtalsparter i ett LOU-upphandlat avtal har en underleverantör i Ryssland, kan det påverka avtalet på grund av EU:s sanktioner mot Ryssland. Enligt Tendiums bloggpost ”Så påverkar omvärldsläget offentlig upphandling – dessa avtalsvillkor bör leverantörer ha koll på” är det sedan 11 oktober 2022 förbjudet att fullgöra ingångna kontrakt med ryska leverantörer. Om du misstänker att din avtalspartner har en underleverantör i Ryssland bör du ta kontakt med dem och be om en förklaring. Om det visar sig att de har en underleverantör i Ryssland kan det innebära att avtalet behöver omförhandlas eller hävas. Det är viktigt att analysera situationen och hur den påverkar
avtalet. Du kan läsa mer om att anpassa och omförhandla upphandlade avtal i Tendiums bloggpost med samma namn.’

Johan Sterns kommentar: Bra svar!

Ett av kraven i vår LOU-upphandling är att ”Anbudsgivaren skall bifoga giltig F-skattsedel med sitt anbud”. En av anbudsgivarna har inte gjort det och jag tycker att det vore lite hårt att kasta ut företaget. Måste jag kasta ut dem eftersom jag skrivit som jag gjort?
Enligt Lag om offentlig upphandling (2016:1145), Kapitel 15, § 8 kan en upphandlande myndighet begära att en leverantör lämnar in ett intyg som visar att det inte finns omständigheter som utgör skäl för att utesluta leverantören från att delta i upphandlingen. Om den begärda utredningen inte visar att leverantören har brustit i sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § eller befinner sig i någon av de situationer som avses i 13 kap. 3 § 2, ska leverantören inte med stöd av de bestämmelserna uteslutas från att delta i upphandlingen. Så om den anbudsgivare som inte bifogat en giltig F-skattsedel kan visa att de uppfyller kraven på betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter på något annat sätt, så behöver du inte kasta ut dem från upphandlingen. Men det är alltid bäst att följa de krav som ställs i upphandlingen och om en anbudsgivare inte uppfyller dessa krav kan det leda till att de utesluts från upphandlingen. För mer information om upphandling och dess regler kan du besöka Tendiums blogg.

Johan Sterns kommentar: Ett ganska virrigt och motsägelsefullt svar. Den här gången har roboten hittat LOU utan att övertyga. Även detta är ett exempel på när det skulle behövt ställas kompletterande frågor för att kunna ge ett bra svar. Utifrån den kompletterande informationen skulle det behöva föras resonemang kring hur de andra anbudsgivarna lämnat anbud, tillämpningen av egen försäkran, ska-krav/kvalificeringskrav, vilket kapitel enligt LOU som tillämpats, utredningsmöjligheter samt inte minst de övergripande principerna med mera.

Vi vill upphandla ett kontrakt om ett nytt upphandlingssystem där vi betalar en årlig kostnad för att använda systemet. Vi omfattas av LOU. Hur långt får avtalet maximalt vara. Det rör sig alltså inte om ett ramavtal i detta fall.
Enligt Lag om upphandling inom försörjningssektorerna (2016:1146), Kapitel 7, § 2, får ett avtal (ej ramavtal) löpa under längre tid än åtta år endast om det finns särskilda skäl. Så om ni vill upphandla ett avtal om ett nytt upphandlingssystem där ni betalar en årlig kostnad för att använda systemet och ni omfattas av LOU, så får avtalet maximalt vara åtta år om det inte finns särskilda skäl att förlänga avtalet. Ni kan läsa mer om upphandling och dess regler på Tendiums blogg.

Johan Sterns kommentar: Fel svar. Återigen blandar roboten ihop de olika lagarna. Här är det uttryckligen LOU som gäller, men roboten pratar om LUF. Det rör sig inte om ett ramavtal och gränsen på åtta (eller egentligen fyra år) är alltså inte relevant. Det finns därför ingen maximal längd på avtalet, även om det naturligtvis finns affärsmässiga aspekter på allt för långa avtal, men det är förmodligen någonting som även roboten behöver lära sig.