”Avtalsuppföljning ett måste”

Stat, kommuner och regioner köper årligen varor och tjänster till ett värde av nästan 700 miljarder kronor. För att främja kostnadseffektivt användande av våra skattemedel är avtalsuppföljning avgörande i det strategiska inköpsarbetet, men tyvärr fungerar detta inte alltid som önskat.

En strävan mot ett miljömässigt hållbart samhälle​ kräver att regioner och kommuner har kontroll på sina leverantörer av produkter och tjänster som de har upphandlat. Man måste helt enkelt kontrollera att man får det man betalar för.

Det måste vara en självklarhet att säkerställa att skattebetalarnas pengar nyttjas på bästa sätt. Avtalsuppföljning ger god konkurrens och lika villkor vilket gynnar seriösa och ansvarstagande leverantörer.

Undersökningen ​Visma Anbudsbarometer 2019​ som bygger på svar från 390 leverantörer i olika branscher visar att leverantörer generellt är negativa till hur myndigheter följer upp avtal.

Enligt undersökningen var det endast 15 procent av respondenterna som ansåg att upphandlande myndigheter är bra på avtalsuppföljning. Det är oroväckande och vi ser att det finns stor potential till förbättringar när det kommer till att följa upp avtal.

Även ​enligt Upphandlingsmyndigheten​ är det ett faktum​ att det finns brister i avtalsuppföljning inom den offentliga sektorn. Vad dessa brister bottnar i är inte helt klarlagt. Ekonomistyrning, vanemässiga rutiner, resurs- och kompetensbrist är några faktorer som kan påverka.

Direktiven avseende avtalsuppföljning inom offentlig sektor är tydliga. Som upphandlare både får och ska man ställa krav på leverantören för att säkerställa en bra leverans under hela avtalstiden.

Upphandlingsmyndigheten skriver att avtalsuppföljning är central under hela avtalsperioden och behöver prioriteras genom att tillförsäkra att det finns uppföljningsplaner för avtalen samt resurser för att genomföra uppföljningen.

För att vara konkret, så ser jag sex framgångsfaktorer för bättre avtalsuppföljning:

1. Se till att det finns beslut, roller och avsatt tid till att genomföra avtalsuppföljning i din organisation.

2. Fokusera din uppföljning på de avtal som är viktigast att följa upp i första hand.

3. Sätt avtalet i fokus under hela upphandlingsprocessen – fundera över hur krav ska följas upp redan när kraven formuleras.

4. Involvera leverantören. Avtalet är gemensamt mellan parterna.

5. Var tydlig med att beskriva i dina upphandlingsdokument hur uppföljning ska ske.

6. Skaffa ett verktyg för avtalsuppföljning! Det är väldigt svårt att hantera avtalsuppföljning utan ett bra it-stöd.

De myndigheter som jobbar med tydlig avtalsuppföljning har bättre förutsättningar att nå uppsatta mål och framför allt blir medborgarna de stora vinnarna när våra skattemedel används på rätt sätt.

Magnus Rehnström

Upphandlingsexpert, Visma Commerce