”Upphandling av tjänster förutsätter mer dialog”

För en tid sedan talade jag med chefsjuristen på SKL Kommentus. Inköpscentralen har alltid haft problem med ett stort antal överprövningar. Under 2016 ändrade de sitt arbetssätt och lyckades halvera antalet överprövningar jämfört med året innan.
Jag blev imponerad av förändringen och frågade vad de hade ändrat. Vi har börjat arbeta systematiskt med dialog blev svaret.

Många kommuner sitter just nu och tänker på hur de ska hantera sina demografiska utmaningar med allt fler äldre medborgare. Kommer resurserna till omsorgen verkligen räcka till? Just därför har Nacka kommun satt igång dialogmöten med företag som kan leverera framtidens välfärdsteknologi som ännu inte finns och som kan lösa utmaningarna.

2013 var första gången som Region Skåne började använda sig av externa remisser. I en intervju förklarade inköpsdirektören att de hade fått in många bra synpunkter som gjort att de kunde förenkla och förtydliga underlagen. Sedan dess används extern remiss ofta av Region Skåne.

En vd för en stor leverantör beskrev en gång hur de, efter tilldelning av ett kontrakt inte alls fick avtalet att fungera som det var tänkt. Det fanns två alternativ, antingen att ge upp hela avtalet eller sätta sig ner och föra en dialog tillsammans för att korrigera avtalet. Utan att ändra för mycket lyckades båda parterna anpassa sig och forma om delar av avtalet. Båda blev mycket nöjda efteråt.

Samtalet mellan köpare och säljare ger möjligheten att förklara de saker som inte går att inrymmas i ett förfrågningsunderlag. Företaget kan få förståelse för köparens specifika behov. Anpassningar kan göras under avtalstiden. Får att vår välfärd ska få tillgång till nya innovationer, välfärdsteknologi som inte existerar i dag, så måste man göra gemensam sak. Både i ett inledande skede, i processen framåt och under avtalstiden.

Dialogen blir helt nödvändig för bra fungerande avtal och goda affärer.

Fördelarna är uppenbara, ändå sker nästan ingen dialog, eller i alla fall alldeles för sällan. Jag får ofta höra hur leverantörer är upprörda över att upphandlare inte har hört av sig för att få bilden av marknaden, alternativ utformning av tjänsten, av synpunkter på förfrågningsunderlaget. Nej, oftast har myndigheten för liten tid att prata med leverantörer och avtalen följs ju som bekant allt för sällan upp (även om jag vet att det finns goda undantag). Förhandlat förfarande nyttjas nästa aldrig av svenska upphandlande myndigheter som upphandlar enligt LOU.

Varför är det så och vad finns det att göra för att förändra den kulturen? Jag är nämligen övertygad om att antalet överprövningar kommer minska, avtalen blir bättre och den offentliga marknaden blir mer attraktiv för fler företag.

Stefan Holm

Almega