Snart blir det tvång på e-fakturor

Regeringen bereder ett lagförslag som innebär att inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura , så kallad e-faktura. Lagförslaget innebär att leverantörer till offentlig sektor kommer att tvingas att skicka e-fakturor, men också att upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot dem.

Förslag om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling (DS 2017:31) har sin grund i e-faktureringsdirektivet, som ska införlivas i svensk lagstiftning senast den 18 april 2019. Förslaget innebär att alla upphandlande myndigheter och enheter måste kunna ta emot e-fakturor som följer den nya europeiska standarden.

Den nya lagen stipulerar också vad som är en elektronisk faktura. Det är en faktura som är utfärdad, skickad och mottagen i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. En skannad pappersfaktura är inte en elektronisk faktura.

Däremot ska bestämmelserna, enligt förslaget, inte tillämpas om det finns en risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess. De ska inte heller tillämpas om det finns risk för skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet.

Upphandlingsmyndigheten anser att det är viktigt att börja förberedelserna i tid och att upphandlande myndigheter och enheter behöver göra dem under 2018. Exempel på förberedelser är att kontrollera att ekonomisystem och faktureringstjänst som används kan hantera e-faktura enligt rekommendationer från SFTI (Single Face To Industry).

Som upphandlande myndighet eller enhet bör man även förbereda information till sina leverantörer och se om det går att sätta upp en fakturaportal, där leverantörer själva kan registrera fakturauppgifter som överförs digitalt i standardformat till ekonomisystemen.

Som stöd har också en handledning tagits fram. Handledningen riktar sig till upphandlingsansvariga och projektledare för e-handel på kommuner, landsting eller regioner samt statliga myndigheter. Syftet är att den ska vara en hjälp för att ställa krav på e-handel i samband upphandlingar av varor och tjänster.

Handledningen menar att det handlar om att analysera den egna organisationens förutsättningar, att välja affärsprocess samt att utforma förfrågningsunderlaget.

Förutom handledningen finns det åtta mallar med exempel som omfattar beskrivande texter om e-handel och förslag till e-handelskrav i form av tilldelningskriterier och avtalsvillkor. Det finns även ett förslag på generell inledningstext som kan användas tillsammans med alla mallar.

Mallarna är publicerade i Word-format på SFTI:s webbplats, www.sfti.se

Handledningen har tagits fram av SKL, ESV och Upphandlingsmyndigheten som är SFTI:s huvudmän. I arbetsgruppen har också SKL Kommentus Inköpscentral och Statens Inköpscentral vid Kammarkollegiet deltagit.