Olika svar beroende på hur en fråga ställs

Svar: Det finns många saker att ta hänsyn till vad gäller frågor till myndigheten under en anbudsprocess. Ibland är det rätt att ställa frågor. Ibland kan det vara bättre att låta bli, till exempel om man gör bedömningen att det går att förhandla om det som frågan gäller när väl avtalet är på plats, vilket man dock inte ska räkna med. Det viktigaste är att först tänka: Varför vill vi ställa en fråga? Vad vill vi uppnå för syfte? Det är många som glömmer dessa självklara grundfrågor. En vanlig situation är att man hittar ett eller flera krav man inte förstår. Om kravet är otydligt, rekommenderar jag att ni hanterar det på följande sätt: Först, fråga er själva: varför ställer vi frågan? Vad uppnår vi för syfte med att få klarhet, ökad tydlighet? Vad vill vi ha för tolkning – vad vill vi att det ska betyda? Skälet till att dessa frågor måste ställas internt är att det går att styra vad kravet ska ha för innebörd. Ni kan få olika svar beroende på hur frågan ställs.

Det är inte säkert att myndigheten har tänkt på vilka olika betydelser en formulering kan ha. Säg att kravets formulering är att ”leverantören ska ha tillgång till minst tio konsulter”. Om ni är ett företag som redan har tio eller fler konsulter och ni vet att konkurrerande företag inte har det, då är en relevant fråga om förtydligande: ”Ska leverantören ha tillgång till minst tio konsulter redan vid anbudstillfället eller först vid avtalsstart?”. En taktisk fortsättning på frågan är att förklara varför frågan är ställd: ”Vår erfarenhet är att kravets innebörd normalt är ’redan vid anbudstillfället’”. Skälet till den tolkningen är att myndigheter vill undvika att företag som först vid avtalsstart ska bemanna med konsulter riskerar att försena projektstarten då de inte alltid lyckas få tag på rätt personer för uppdraget. Ställ sedan frågan: ”Stämmer tolkningen att de tio konsulterna ska redovisas vid anbudstillfället?”

Nu har ni i bästa fall lyckats manövrera ut de konkurrenter som inte redan nu kan presentera ett starkt konsultteam. Men inte bara det – enligt min uppfattning har ni också gjort myndigheten en stor tjänst som annars riskerade att hamna i en svår situation. Win-win alltså. Dessutom behöver myndigheten bara svara ja eller nej på frågan, vilket förenklar för alla parter. Genom formuleringen ovan har ni gjort svaret ”binärt”, det finns inga alternativa svar. Det är mycket bättre än att myndigheten eller ni svävar ut i ett ännu otydligare svar eller fråga. Formulera alltid huvudfrågan så att det endast är ett ja eller nej-svar som kan ges.

Ytterligare en situation där det är viktigt att be om förtydligande är när det finns krav som visserligen är mycket tydligt skrivna men som vi vet att konkurrenterna har svårt att klara av. Exempel: ”Leverantören kan få betala skadestånd med upp till tio miljoner kronor för utebliven leverans.” Det är ju en klassisk skadeståndsklausul, tydlig och bra. Men har era konkurrenter, som kanske har lite vacklande ekonomi, verkligen läst den? För att ”hjälpa” konkurrenterna att se faror i avtalet och i underlaget kan ni även här lyfta upp kravet som en fråga: ”Vi tolkar skadeståndskravet som att en leverantör maximalt måste betala tio miljoner kronor i skadestånd vid utebliven leverans. Stämmer den tolkningen? Finns det ytterligare ekonomiska krav som ni som myndighet kan ställa?” Det kommer att få även den mest slarvige anbudsläsare att vakna till och kanske fatta beslutet att inte lämna anbuds alls. Även här har ni gjort myndigheten en tjänst, då de slipper anbud från företag som i många inte har satt sig in helt i vad åtagandet innebär. De chansar på att de klarar sig ändå.

Lycka till med affärerna!
Magnus Josephson