Dialog rätt verktyg för höga mål i livsmedelsupphandling

Landstinget i Värmland har visat att det går att få en mängd interna förväntningar uppfyllda och dessutom öka antalet anbud med en tydlig strategi. De mål som satts upp för kostupphandlingen är flera: God kvalitet till rätt pris, ekologiskt och etiskt, krav på djurskydd, lokalt eller svenskproducerat och inte fler och längre transporter än nödvändigt.

Totalt är det över 1100 artiklar som upphandlats inom varugrupperna kolonial, färsk frukt och grönt, potatis och morötter, kaffe, färskt bröd, hängmörat kött, färskt kött och bryggerivaror.

– Vi har visat att det går att göra en upphandling som ger hög kvalitet till bästa pris samtidigt som vi anpassat oss till ett ambitiöst miljöprogram med förväntningar på närproducerat och ekologiskt. Nyckeln är tuffa produktanalyser, täta dialoger med leverantörer och en passion för uppdraget, säger Jessica Clarenbach, upphandlingskonsult på Landstinget i Värmland.

Redan 2012 startade dialog med leverantörerna med målet att ha alla upphandlingar klara till 1 november 2016.

– Leverantörer bjöds in för att de skulle få tycka till redan innan förfrågningsunderlaget skrevs. Vissa hade erfarenhet av upphandlingar, men inte alla. Trots det var det inga frågor kring upphandlingsprocessen utan nästan uteslutande om produkter. Leverantörerna tror att de tycker olika saker, en de hade förvånansvärt likartade synpunkter. Det skiljde mest kring prisjusteringar där man ville ha tätare justeringar för färskvaror, som kött eller grönsaker, till att man kunde tänka sig fast pris för exempelvis bröd, säger Jessica Clarenbach.

Hon berättar att de tydligt gjorde klart för leverantörerna vilka strikta uppföljningskrav som skulle ställas och att de skulle komma att ställa viteskrav.

– Bland annat kräver vi viten när leverantören byter ut produkter utan att meddela oss. Vi vet tyvärr av erfarenhet att det sker rätt frekvent hos vissa leverantörer. Det ska vara lika. Eftersom inte alla sköter sig blir det avtal därefter.

Som tidigare nämnts var det mycket frågor om produkter. Bland annat dök det upp påståenden om att produkter inte fanns leverantörens sortiment eller att det inte fanns produkter som uppfyllde alla krav.

– Om leverantören inte har produkten i sitt sortiment har vi sett till att de får införskaffa den från någon annan leverantör och stå för kostnaden för det. Vi har också sett till att produkter inte ersätts med leverantörernas egna märkesvaror, EMV. Dessutom har vi gjort egna efterforskningar när leverantörer påstår att en viss vara inte går att få med vissa krav som vi ställt.

Samtidigt erkänner hon att kravställningen inte varit helt enkel att hantera varken för landstinget eller leverantörer.

– Där har vi fått god hjälp från Upphandlingsmyndigheten som sett till att vi kunnat sätta upp krav-id per position för till exempel eko-mjölk.

Men kraven har även gällt smak. Därför har man bland annat gjort blindtester.

– Vi har genomfört blindtester på kaffe och smaktester på bröd. Det för att vi ska kunna få produkter som, även om de ersätts, ska hålla en fullgod smak. Vi genomför därför samma tester som i förfrågningsunderlaget när en leverantör behöver byta ut en vara mot en annan.

Hon upphandlar tillsammans med verksamheten och lämnar sedan över uppföljningen till en controller.

– Av de nio avtal vi tecknade är det bara två som vi tagit tag i, exempelvis för att de fakturerat fel pris och där verksamheten kontaktat mig, säger Jessica Clarenbach.

Hon berättar att en ”ihärdig kostansvarig” också varit viktig för att nå upp till de högt ställda målen. Maria Ohlqvist, är koststrateg på Landstinget i Värmland och hon berättar att dialogmötena betytt mycket för att minska hemlighetsmakeriet kring upphandlingar.

– Dialogen har gjort att vi lyckats få avtal med leverantörer i närområdet. Trots att det kan vara ett stort jobb att uppfylla alla krav så har många insett att vi inte är en klassisk motpart utan kan hjälpa till. Dialogen har bland annat lett till att små leverantörer tagit kontakt med större för att kunna leverera genom dem, säger Maria Ohlqvist.

Under heldagskonferensen i Stockholm med temat morgondagens offentliga upphandling kommer Jessica Clarenbach och Maria Ohlqvist att berätta mer om hur de gjort.

Nu har avtal om sammanlagt när 30 miljoner kronor per år fram till och med 2019 tecknats för livsmedel till patientmåltider till sjukhusen, personalrestauranger, kylda matlådor till hemtjänstens kunder i Karlstad, Kil och Kristinehamn, patienthotellet, caféer på sjukhusen och Claratappen.