Formaliafel kan kosta Stockholm nära en miljard

För snart ett år sedan gick Evry segrande ur Stockholms stads upphandling av it-stöd för sin administration. Avtalet som är på sex plus två plus två plus två år har ett totalt värde som uppskattas till ungefär tre miljarder kronor.

Evrys anbud låg på 256 miljoner kronor per år och var Stockholms stads förstahandsval. Men, som Computer Sweden skrivit tidigare, överprövades tilldelningsbeslutet av tvåan Tieto, vars anbudspris var 332 miljoner kronor per år.

Och såväl förvaltningsrätten som kammarrätten gick på Tietos linje. Nu bekräftar dock Evry att man agerat och siktar på att saken ska prövas i Högsta förvaltningsdomstolen, en instans som dock väldigt sällan ger prövningstillstånd för upphandlingsmål.

Orsaken till att Evrys anbud har ratats i de båda instanserna är det som kan betraktas som de dyraste bokstäver som branschen plitat ner på papper under de senaste åren – eller snarare inte plitat ner.

Evry har lämnat in sitt anbud som en grupp bestående av de två olika aktiebolagen Evry AB och Evry Norge AS. Från anbudsansökan framgår dock att när leverantörer lämnar in en ansökan som en grupp måste de också bifoga en kopia av ett samarbetsavtal där det fastställs vilka personer som har rätt att företräda gruppen.

Men den delen har Evry alltså missat. Ett samarbetsavtal har visserligen lämnats in, men det har inte angivits vilka personer som företräder gruppen.

Notan för Stockholms stad riskerar alltså att bli 76 miljoner kronor dyrare per år. Utslaget över alla avtalets tolv år innebär det 912 miljoner kronor.

– Utan att lägga någon värdering i vare sig Evry eller Tieto kan man reflektera lite över att Stockholms stad inte upptäcker det här felet. Hade dialogen fungerat bra och Stockholms stad varit lite mer uppmärksamt hade man kunnat hitta det här felet i ett tidigare läge, säger Stefan Holm, näringspolitisk expert på Almega, som konstaterar att skattebetalarna nu är de som blir drabbade av en till synes liten detalj.

– Det borde inte kunna få en så avgörande betydelse. Det är anbuden som ska vara det som avgör, inte detaljerna.

Erika Hanses, jurist på Upphandlingsmyndigheten, konstaterar också att felet enligt domstolarna har upptäckts för sent för att åtgärdas. Både den gamla och nya varianten av Lagen om offentlig upphandling, LOU, gör det möjligt att ändra i ett anbud, men då måste det ske i tid.

– Det skulle man enligt domstolarna ha gjort under tiden för att inkomma med anbuden. Upphandlingen är gjord enligt gamla LOU. Den gamla paragrafen om rättelse, förtydligande och komplettering är lite snävare än den i nya LOU. I nya LOU finns inte kravet att det ska vara ett uppenbart fel, men generellt sett är utrymmet begränsat att tillåta klargöranden av handlingar vad gäller uppgifter som helt saknas och som typiskt sett påverkar dess innehåll, säger hon.

– Domstolarna framhåller att de obligatoriska kraven ska vara uppfyllda, annars ska anbudet förkastas. Domstolarna har tolkat kravet och ansett att det inte är uppfyllt, säger Erika Hanses och fortsätter:

– Förvaltningsrätten menar att kravet fyller en viktig funktion eftersom det måste finnas en kontaktperson så att den upphandlande myndigheten vet vem de eventuellt kommer att sluta avtal med. Vi kan som myndighet inte uttala oss om ett pågående mål. Hur utfallet blir efter en eventuell prövning av Högsta förvaltningsdomstolen ska bli intressant att följa.