Högre kvalitet med färre grupper

Nya riktlinjer håller på att tas fram som vägledning för det nya sättet att arbeta i Eslövs kommun (34 800 invånare, Skåne län).

Men Susanna Karlsson märker redan en positiv respons från flertalet förvaltningar som behöver använda sina resurser på ett mer effektivt sätt.

– Vi vill komma bort från att upphandling ses som ett påbud som mest känns jobbigt. Med det sagt så behöver verksamheterna förstås bra avtal, men vi kan göra det enklare för dem, anser Susanna Karlsson.

Delvis är det egna erfarenheter som gjort att Eslövs kommun sett över sättet att samla in kompetens inom den egna organisationen i sina upphandlingar.

-Upplägget med referensgrupper har under många år varit väldigt statiskt: man ska ha grupper för varje upphandling, man ska sitta i kanske 7-8 möten som tar 2 timmar åt gången. Och sedan komma fram till ett slutresultat där upphandlaren knyter säcken, säger Susanna Karlsson.

– Men vi har sett behovet av ett mer flexibelt arbetssätt eftersom vi behöver arbeta tvärfunktionellt i många frågor. För att ta ett exempel: istället för att boka upp en rektor på samtliga referensgruppsmöten i en läromedelsupphandling, och därmed riskera att möten avböjs eller inte hinns med, är det viktigare för upphandlaren att kunna stämma av med rätt kompetens ett par timmar på en tid som passar just den rektorn.

För kommunen som helhet ser Susanna Karlsson fördelar med att upphandlaren istället får lägga lite extra tid på att samla in kunskap.

– I vissa upphandlingar kan det fortfarande finnas behov av en mer traditionell referensgrupp. Men handlar det exempelvis om en kommunövergripande upphandling så kan det ofta vara bättre att upphandlaren får avsätta lite mer tid genom att sitta ner individuellt eller med några få åt gången, än att en större grupp behöver samlas, säger Susanna Karlsson.

Hon tillägger:

– Det som blir viktigt är att ge alla insyn i slutresultatet för att säkerställa att arbetet inte tagit fel riktning och att man missat någon kompetens. Så en gemensam sittning inför annonsering behöver vi ha när vi frångår det traditionella referensgruppsarbetet.

Hon ser inte det nya arbetssättet som att kommunens inköp värderas lägre genom att man får anpassa sig till förvaltningarnas behov.

Eslövs kommun har en förhållandevis stor inköps- och upphandlingsorganisation med elva tjänster, varav sju upphandlare, och Susanna Karlsson betonar värdet av att hennes funktion ingår i kommunens ledningsgrupp.

– Arbetet som bedrivs i ledningsgruppen har gett en ökad förståelse för förvaltningarnas behov och utmaningar att klara av sin kärnverksamhet. Det hade jag nog inte fått om jag suttit på mitt rum som upphandlare och undrat varför det saknas engagemang på möten eller att folk tackar nej till att komma på våra möten.

– Vi behöver nog fråga oss vad som är viktigt – och det är ju att få in rätt kompetens. Jobbar man uteslutande med traditionella referensgrupper så är risken att vi får till oss en medarbetare som för tillfället har tid att delta, men som kanske inte har samma kunskap om området som ska kravställas, vilket motverkar hela syftet med våra referensgruppsdeltagare. Så det handlar både om kvalitet och att använda tiden effektivt, säger Susanna Karlsson.