Lär av andra – även från den privata sidan

Ett väl etablerat arbetssätt bland upphandlare är att ta del av vad andra upphandlande myndigheter har gjort. Jag tror inte den upphandlare finns som inför en upphandling inte har tittat på andras förfrågningsunderlag för att söka inspiration. Det är naturligtvis bra men det finns många sätt att utveckla detta arbete för att få större nytta av det.

Ett första, enkelt sätt, att markant öka värdet av aktiviteten är att ta del av de frågor och svar som har hanterats under upphandlingens anbudstid. Ofta är det redan där möjligt att få en djupare förståelse för upphandlingen och förstå vad i förfrågningsunderlaget som vållade de potentiella anbudsgivarna bryderier.

Så långt i arbetet har sannolikt ingen egentlig dialog genomförts, men tillförs även ett dialogmoment är det sannolikt så att värdet genast ökar ytterligare. Dialogen kan ske genom kontakter med de personer hos den upphandlande myndigheten som genomförde och/eller berördes av upphandlingen i fråga.

Ansvarig upphandlare är en naturlig person att prata med, men även beställare, beslutsfattare eller andra representanter från verksamheten kan ha värdefull kunskap och information att delge.

Det kan både gälla upphandlingsprojektet som sådant, men än mer intressant, information om hur den därpå följande leveransen har fungerat. Av det skälet kan det vara bra att inte bara kontakta upphandlande myndigheter som genomfört upphandlingar i absolut närtid utan även sådana där leveransen har pågått under en något längre tidsperiod – 6 till 12 månader kan ofta vara en bra riktlinje för att saker och ting fortfarande ska vara relativt färska i minnet hos individerna i fråga, men även för att leveranserna ska ha hunnit sätta sig lite i praktiken.

Av ytterligare intresse att ta del av från tidigare genomförda upphandlingar är de anbud som lämnades, vilka ofta kan innehålla mycket nyttig information. Dels om de varor, tjänster och entreprenader som erbjöds, dels kan det även vara intressant att analysera om det finns en diskrepans i något avseende mellan det som efterfrågades i förfrågningsunderlaget och det som erbjudits i anbuden. Många gånger går det att se att det inte är en perfekt matchning.

Återigen kan en påföljande dialog ofta ganska enkelt skapa stora mervärden genom att analysen av anbuden följs upp med en dialog med anbudsgivarna för att få deras syn på såväl upphandlingen som sådan som resultatet. Även de personer som ansvarar för leveransen hos den vinnande leverantören kan vara intressanta att samtala med.

Vid arbetet med att ta lärdom av hur andra har gjort kan det vara värdeskapande för en offentlig aktör att inte enbart prata med andra offentliga aktörer om hur de har genomfört upphandlingar. Även privata företag kan ha genomfört upphandlingar inom samma område och dessutom med större inslag av dialog, förhandling och förändring under själva upphandlingsprocessen.

Även om de inte lyder under det offentliga upphandlingsregelverket och deras förfrågningsunderlag inte är offentliga så har de många gånger samma behov av varor eller tjänster och relevant kunskap om den aktuella marknaden.